Gestão Empresarial com ERP: Minha Empresa Precisa Disso?

Você sabe o que a gestão empresarial com ERP pode fazer por você? Basicamente ela pode transformar toda a sua empresa. Não é exagero se pensarmos que o ERP tem tudo a ver com a organização de processos e departamentos da sua empresa, além de oferecer um monitoramento preciso e atualizado da onde quer que você esteja para suportar as tomadas de decisões mais importantes do seu negócio.

O termo “ERP” ou “Enterprise Resource Planning” foi originalmente criado pelo analista do setor, The GartnerGroup, nos anos 90. Ele evoluiu do MRP, um termo que já era bem conhecido nos negócios da época. MRP significa Planejamento de Necessidades de Material (MRP) e Planejamento de Recursos de Fabricação (MRPII). Esses sistemas foram criados na década de 1960, quando as empresas de fabricação procuravam maneiras de melhorar a eficiência e a tomada de decisões dos gerentes de linha de produção.

Na década de 1990, o GartnerGroup e outras empresas procuraram aplicar sistemas MRP a outros tipos de negócios e desejavam expandir recursos e processos para outras áreas de uma organização e daí surgiu o termo ERP como o conhecemos hoje.

Nos primeiros dias de existência, a gestão empresarial com ERP focava na organização de dados e na racionalização de processos relacionados às áreas de back-office (administração), como gerenciamento de estoque, atendimento, compras, recursos humanos, finanças, contabilidade, TI, fabricação, planejamento e programação e outras áreas relacionadas.

Posteriormente, com a introdução e o amplo uso da Internet, o ERP foi expandido para incluir outras áreas de negócios, como gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM), gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM) e gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), gerenciamento de capital humano (HCM), inteligência comercial (BI) e comércio eletrônico (e-Commerce).

Hoje, os sistemas ERP se integram em todas as áreas e funções de uma organização, com o objetivo principal de ajudar líderes e gerentes a entender melhor todas as partes móveis de suas operações, identificar oportunidades e tomar decisões mais precisas que, em última análise, terão um impacto no futuro, sucesso e viabilidade de seus negócios. A gestão empresarial com ERP é usada por empresas de todos os tamanhos, grandes, médias e pequenas.

Conceitos básicos do ERP

Existem centenas de conceitos e termos que se referem ao planejamento de recursos da empresa, mas aqui vale a pena entender alguns, antes de você decidir por implementar uma solução de ERP em seu negócio:

Enterprise Resource Planning (ERP): ferramentas de gerenciamento de processos de negócios que podem ser usadas para gerenciar informações em uma organização.
ERP local: software de ERP instalado localmente em seu hardware e servidores e gerenciado por sua equipe de TI.
ERP em nuvem: software de ERP que existe e é gerenciado externamente pelo seu provedor. Fica hospedado em datacenters mais seguros, mais acessíveis e com altíssima disponibilidade.
Gerenciamento da cadeia de suprimentos: o fluxo de bens e serviços do ponto de origem ao ponto de consumo.
Fornecedores de terceiros: empresas ou parceiros que podem ser integrados ao seu sistema ERP.
Planejamento de requisitos de capacidade: Um método usado para determinar a capacidade de produção disponível de uma empresa.
Soluções de mobilidade: a capacidade de acessar seus dados através do seu ERP de qualquer lugar e usando dispositivos móveis.
Opções de implantação do ERP: Os tipos de sistema ERP que você pode implementar em sua organização.
Arquitetura de negócios: como uma organização está estruturada; todas as partes.
Gerenciamento de relacionamento com cliente: Ferramentas que as empresas usam para gerenciar interações com os clientes.

O que é um sistema de gestão empresarial com ERP?

Um sistema ERP é composto de aplicativos e ferramentas que ajudam todas as áreas da sua empresa a se comunicarem com mais eficiência.

Os sistemas ERP integram todas as facetas de uma empresa em um sistema abrangente de informações. Os funcionários de planejamento e programação, por exemplo, têm acesso aos mesmos dados que os funcionários de gerenciamento financeiro para suas necessidades específicas.

Todos os dados estão disponíveis em tempo real, o que permite que os funcionários tomem decisões de negócios mais rápidas e precisas. Com os sistemas ERP, todas as funções vitais do negócio – estimativa, produção, finanças, recursos humanos, marketing, vendas, compras – compartilham uma fonte central de informações atualizadas.

Os sistemas de planejamento de recursos corporativos simplificam a coleta, o armazenamento e o uso dos dados da sua organização. O sistema ERP correto pode ajudá-lo a coletar e armazenar dados em um local centralizado de áreas como:

Contabilidade
Finanças
Recursos humanos
Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente
Gerenciamento de Produção
Inteligência de Negócios
Gerenciamento de armazenagem
Gestão de inventário
Gestão da cadeia de abastecimento
Ponto de venda
Comércio eletrônico

Como o ERP pode me ajudar?

Por que empresas de todos os tamanhos estão implementando sistemas de gestão empresarial com ERP hoje mais do que nunca? Aqui estão algumas das principais razões que explicam esse investimento:

Visibilidade em tempo real de suas operações para os líderes;
Acesso instantâneo às cadeias de suprimentos globais aos líderes e equipes de negócios;
Permita que os líderes de negócios identifiquem desafios, descubram oportunidades e tomem decisões mais rápidas que afetam diferentes áreas de seus negócios;
Ajuda a automatizar e otimizar tarefas tediosas e processos redundantes;
Forneça aos funcionários as ferramentas e os dados necessários para obter sucesso;
Pode ser acessado frequentemente de qualquer lugar (fora do local e em dispositivos móveis).
Ajuda a aumentar a produtividade da sua equipe;
Facilita a colaboração entre equipes e fornecedores terceirizados;
Ferramentas poderosas de geração de relatórios e previsão que você pode usar para tomar decisões informadas sobre o futuro dos seus negócios;
Mantenha os dados seguros e ajude a garantir que seus negócios continuem operando em conformidade com as leis e diretrizes regulatórias globais.

Como decidir se minha empresa precisa de ERP?

Cada empresa é única e enfrenta desafios diferentes em momentos diferentes. Portanto, a questão é: como você decide se deve e quando investir no ERP (Enterprise Resource Planning)?

Se você aprovar a maioria dos itens desta lista, provavelmente está na hora de começar a avaliar os fornecedores de software ERP e trabalhar para alocar os recursos necessários para a sua implementação:

Os membros da sua equipe estão perdendo muito tempo em tarefas que você sabe que podem ser automatizadas e simplificadas.
Você não tem acesso fácil aos dados necessários para tomar decisões informadas sobre sua empresa.
Você trabalha com fornecedores e aplicativos de terceiros.
Você tem várias ferramentas e processos de software diferentes que adotou e implementou para os seus negócios ao longo dos anos, mas eles não estão conectados um ao outro.
Você não sabe como são os níveis de seu inventário diariamente.
Você está perdendo muito tempo pesquisando informações, tentando aumentar a produtividade e a eficiência e integrando novas ferramentas necessárias para aumentar a escala. Suas equipes não podem colaborar ou compartilhar informações com facilidade.
Você não pode acessar dados e informações comerciais essenciais quando estiver fora da empresa.
Você está tendo problemas para acompanhar as alterações processuais.
Você está resolvendo problemas depois que já é tarde demais; em outras palavras, você não pode ser tão proativo quanto gostaria na identificação de problemas que precisam ser corrigidos para manter suas operações funcionando sem problemas.
Se você pode marcar pelo menos 60 ou 70% da lista acima, é hora de começar a explorar os fornecedores.

Para justificar o investimento necessário para implantar um sistema ERP em sua empresa, use a lista de verificação fornecida acima. Liste os desafios específicos que você acha que sua organização está enfrentando e converse com seu tomador de decisão sobre como você acha que uma solução de ERP pode ajudar.

Tipos de opções de implantação para soluções de ERP

Atualmente, existem dois tipos principais de implantações para soluções de ERP disponíveis para as empresas: baseadas na nuvem e local.

O ERP local é implantado localmente em seu hardware e servidores e gerenciado por sua equipe de TI. As empresas que escolhem essa opção desejam maior autonomia sobre sua implementação. Por outro lado, esta é uma opção cada vez menos utilizada pelas empresas, por uma série de razões, como: segurança, acessibilidade, disponibilidade e foco no negócio principal.

O Software ERP em nuvem fica hospedado num datacenter com elevado nível de segurança e disponibilidade, e tem sido uma tendência muito forte entre as empresas de todos os portes. Para acessar seu sistema ERP, basta acessar um site hospedado online (na nuvem). É comum também que estes ERPs sejam ofertados no modelo de serviços (SaaS), onde o cliente não compra mais a licença, ou seja, ele paga mensalmente pelo uso do sistema.

O ERP baseado em nuvem oferece segurança de nível corporativo para proteger os negócios de hoje, além de um menor custo de propriedade, facilidade de uso e flexibilidade de configuração. Ele também fornece acesso em tempo real e visibilidade das informações da sua empresa por meio do seu telefone celular ou outro dispositivo móvel, não importa onde você esteja.

Como escolher a solução certa

Se você está procurando sua primeira solução de ERP ou está procurando atualizar um sistema existente, o processo de avaliação, seleção e implementação é uma decisão estratégica de longo prazo para sua organização.

Para ajudá-lo nesse processo, aqui estão 8 etapas simples para uma implementação bem-sucedida do sistema ERP:

Etapa 1: Avaliação – Reúna membros de sua liderança e inicie as conversas iniciais sobre ERP. Certifique-se de que todos entendam plenamente sobre essa transformação e da importância dela para as empresas.

Etapa 2: Faça uma avaliação – Faça uma análise crítica dos processos dos seus negócios e operações para determinar o que está funcionando bem, quais desafios você está enfrentando e o que acha que precisa para obter melhorias.

Etapa 3: Estabelecer critérios – Desenvolva um critério padrão a ser utilizado na avaliação de fornecedores. Os critérios podem incluir recursos, preço, plataforma, flexibilidade, qualidade no atendimento e experiência do fornecedor, e qualquer outra coisa que sua equipe considere importante ao fazer avaliações.

Etapa 4: Agendar apresentações – Agende reuniões presenciais ou demonstrações online com representantes de vendas e especialistas em produtos dos fornecedores que você está considerando adquirir. Obtenha uma primeira impressão sobre cada empresa e tente anotar as diferenças entre as soluções apresentadas pelos fornecedores que você está conversando.

Etapa 5: crie uma lista restrita – reduza sua lista a 2-3 candidatos com os quais você deseja acompanhar.

Etapa 6: Faça contato – entre em contato com os fornecedores da sua lista de produtos e agende chamadas de acompanhamento para saber mais sobre como seus produtos podem ajudar sua empresa.

Etapa 7: Prepare perguntas que atendam às suas preocupações – prepare perguntas específicas que você gostaria que cada fornecedor tratasse durante a chamada de acompanhamento.

Etapa 8: Verifique as referências do fornecedor – converse com outras empresas que implementaram sistemas de gestão empresarial com ERP dos fornecedores que você está considerando. Descubra o que eles gostam, o que eles não gostam, o que eles não estavam esperando, se eles realmente recomendam o fornecedor sobre o qual você está perguntando, etc. Obtenha o máximo de informações deles para poder tomar uma decisão final embasada. Depois de selecionar o fornecedor de ERP para seus negócios e necessidades, dedique algum tempo ao escopo de todo o projeto, do início ao fim. Trabalhe com seu fornecedor de ERP para traçar seu caminho para o sucesso.

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