SISTEMA ERP PARA EMPRESAS DE PROJETOS, AUTOMAÇÃO E ENGENHARIA
FAÇA ORÇAMENTOS MAIS PRECISOS, AUMENTE A EFICIÊNCIA E A RENTABILIDADE DOS PROJETOS DE ENGENHARIA!
OS DIFERENCIAIS DA NOSSA SOLUÇÃO
- Minimiza prejuízos por conta de orçamentos por conta de preços desatualizados ou do cálculo do preço de venda.
- Na formação de preço de venda, leva em conta os custos operacionais indiretos e a margem de lucro, permitindo simular cenários para uso na negociação.
- Otimiza tempo na elaboração de orçamentos através de “Modelos” ou de aproveitamento de orçamentos já realizados.
- Integra o orçamento ao módulo de Projetos e do projeto para com o módulo de Produção (MRP).
- Faturamento de projetos atrelado a Etapas de execução, podendo faturar como “Material” ou como “Serviço”.
- Permite fazer controle dos materiais gastos para que não ultrapasse a quantidade projetada.
- Faz o cálculo do Previsto x Realizado comparando com o Orçamento e com o Projetado, permitindo um melhor afinamento no dimensionamento dos projetos.
- Permite apontar recursos custeados por hora, como mão de obra especializadas e equipamentos locados.
- Adicione documentação aos projetos
- Integração com o módulo de CRM para acompanhamento do projeto
Tenha visibilidade e controle sobre toda a sua operação
A empresa que fabrica soluções customizadas, ou seja, que dependem de um projeto inicial, tendem a ter um processo mais complexo e isso já começa na fase de orçamento que deve incluir o custo de mão de obra e materiais de forma conjugada.
Esta modalidade produção também é chamado de ETO (Engineering To Order), ou seja, quando a fabricação depende de um projeto de engenharia específico para ser produzido.
Na maioria dos casos são projetos com preços fechados, ou seja, não importa o custo da execução, o valor da fatura está pré-fixado no pedido de venda. Isso implica em 2 pontos extremamente críticos para o negócio:
• O levantamento dos custos do projeto e a elaboração precisa da proposta comercial.
• A gestão eficiente da execução do projeto para não estourar o budget, gerando prejuízo no projeto.
O uso do ERP com uma solução verticalizada para projetos ajuda você a gerir e otimizar as etapas do processo, desde o orçamento do projeto, a programação da produção, a gestão da execução, o faturamento programado até o controle dos recursos alocados no projeto. Podemos fornecer insights operacionais para ajudá-lo a fazer o que você faz de melhor, ainda melhor.
Gestão de Clientes, Orçamento e Venda de Projetos
O processo comercial da venda de projetos customizados normalmente é longo e envolve uma negociação de preços bastante acirrada, ou seja, se o gestor não tiver em mãos um controle preciso dos custos dos recursos demandados pelo projeto, ele pode acabar fechando um negócio com baixa rentabilidade ou com prejuízo.
Como o processo comercial é longo, envolvendo várias etapas, o uso de uma ferramenta de CRM (Customer Relashionship Management) é muito indicado neste caso, pois ajudará na aceleração do fechamento da venda, ou pelo menos ajudará a não perder o “time” no processo.
Neste caso, a gestão de pipeline e funil de vendas acaba sendo fundamental para gerir todas as oportunidades que estão na carteira da empresa e ver quais os próximos passos de cada oportunidade.
Uma das principais etapas do processo comercial é a elaboração do orçamento, que pode envolver uma pré-venda ou até mesmo a equipe de engenharia para poder ajudar no dimensionamento, custeio e prazos de execução do projeto.
No caso, o uso de “orçamentos modelo” é uma prática comum para ganhar tempo nesta tarefa, mas, ao mesmo tempo, o risco de errar é igualmente grande, pois existem projetos similares, mas dificilmente iguais.
O orçamento começa pela composição dos custos do projeto, que incluem:
- Itens fabricados: peças e módulos
- Itens comprados: matérias-primas, componentes e equipamentos
- Insumos de fabricação
- Mão de obra e recursos: RH, máquinas e equipamentos
- Serviços terceirizados
No processo de custeio podem ser aplicados fatores ou margens de segurança nos itens componentes como forma de prever consumos adicionais ou elevação de preços, no caso dos itens importados.
O sistema também trata materiais em Dólar, onde o ítem é mantido em dólar no orçamento, e no momento de precificar ele atualiza pela Taxa do Dólar do dia.
Para o dimensionamento do projeto pode-se envolver a engenharia ou pré-venda que estimará a alocação de materiais e mão de obra no projeto.
Com isso, a área comercial terá condição de formular o custo estimado, e desta forma, aplicar as margens para calcular o preço de venda, sendo que estas margens podem ser diferenciadas para grupos, mão de obra e tipos de materiais envolvidos.
O E2Corp ERP além de calcular os custos e formular preços de venda, ainda permite simular descontos no valor total do projeto e, com isso, projetar os impactos na margem de lucro, onde ele começa tirando da margem de lucro, podendo chegar a tirar do custo operacional, que é o caso onde o gestor pressupõe que o custo fixo da mão de obra envolvida já está paga.
Abaixo uma visão na composição de custos e margem de lucro.
A partir do orçamento aprovado pelo cliente, gera-se o projeto, que deve ser complementado e validado pela engenharia antes de ser liberado para execução.
Quando o projeto estiver pronto, o PCP (MRP) fará o cálculo de demanda em cima do projeto específico, gerando todo cálculo de BOM (Lista de Materiais), ou seja, compras de matérias-primas e componentes, ordens de produção e empenhos de materiais disponíveis.
A partir do projeto, o E2CORP ERP permite uma visualização 360 graus, mostrando todas as dimensões do projeto: Orçamento, Ordens de produção geradas, Ordens de Compras, Faturamentos, Contas a Receber, Requisição de estoques, Compras realizadas, Contas a pagar e ainda calcular Previsto x Realizado, ou seja, quanto estava estimado de materiais e quanto foi efetivamente gasto.
O sistema ERP integra desde o processo inicial do orçamento, pedidos de venda, elaboração e acompanhamento do projeto, cálculo de demanda de produção MRP, gerando plano mestre, que encaminha ordens de produção, empenhos de matérias-primas e componentes, solicitação de compras e faturamentos programados.
Na medida em que o projeto caminha para sua finalização, o sistema permite fazer todo o acompanhamento, até a entrega final da solução.
Gestão e Acompanhamento do Projeto
Após aprovação comercial do Projeto, a equipe de Projeto precisa agora fazer o melhor detalhamento e validação dos recursos orçados, estruturando estes grupos de itens dentro de Etapas de execução.
Para cada etapa pode-se estimar prazos de execução com o objetivo de visualizar o cronograma do projeto. A visualização do cronograma deve ser dinâmico com a finalidade de navegar na horizontal e na vertical, conforme demonstrado abaixo:
O ideal é definir todos os recursos necessários por etapa do projeto, desta forma também ajudará no processo de compras e fabricação, que poderá escalonar a execução conforme cronograma estimado para início de execução de cada etapa.
O Sistema deve permitir também uma visualização mais ampla do projeto, nas diversas dimensões e movimentos que englobam um projeto:
Para cada dimensão pode-se visualizar os vários tipos de movimentos envolvidos. Por exemplo, os movimentos de operação são os seguintes:
Durante a execução alguns eventos ou atividades são previstas dentro de cada projeto, como:
- Cálculo de MRP do Projeto (BOM)
- Cotação e Compra de materiais, componentes e equipamentos
- Compra de serviços de terceiros
- Fabricação de “partes” do projeto
- Apontamento de horas por recurso alocado
- Registros de acompanhamento do projeto
- Ajustes de prazos de início e fim de cada etapa (Cronograma)
- Faturamentos do projeto (Emissão de NF Eletrônica)
- Contas a Receber do Projeto
- Contas a Pagar do Projeto
- Apuração de Previsto x Realizado dos recursos orçados e projetados
A gestão do projeto exige muito empenho dos envolvidos, mas vale muito a pena, pois se tem um controle muito mais preciso do andamento do projeto, dos custos envolvidos, dos recursos alocados. Com isso, pode-se construir uma memória de dados e informações importantes para mais assertividade nos orçamentos e na execução dos projetos.
Dependendo do processo interno, o orçamento pode ser integrado com módulo de projetos ou diretamente com Pedido de Venda, em que algum deles se integra com Produção MRP, gerando Plano Mestre de produção.
Quando é gerado o projeto, o faturamento é feito diretamente pelo projeto, e quando é gerado o pedido, fatura-se o pedido de vendas. Quando o faturamento é feito pelo projeto o faturamento é escalonado nas fases de entrega do projeto, ou seja, na medida em que se finaliza uma fase, é feito o referido faturamento previsto para a referida fase.
Ao final, é fundamental fazer o fechamento do projeto e analisar receitas versus dispêndios ou despesas, materiais e recursos previsto versus o realizado ou o efetivamente consumido durante a execução do projeto.
Como estes projetos geralmente têm preços fechados, é necessário apurar os custos de entrega e verificar o nível de rentabilidade final do projeto. Além do sistema, é fundamental que a empresa implemente um processo sistemático e rigoroso para ter efetivamente o controle dos projetos.
Controle de Execução do Projeto
A execução do projeto passa pela fabricação de módulos e componentes customizados, que sejam integráveis ao projeto final.
Com isso, o projeto entra como entidade da demanda e o MRP faz o cálculo da demanda tomando como base o projeto, ou melhor, a lista de itens fabricados que demandarão o projeto, ou o projeto como produto final, construído através de um processo de “montagem” customizada.
Este tipo de produção tem prazos mais demorados, sendo que as entregas podem ser feitas de forma escalonada no tempo, em módulos ou partes funcionais. Todo o projeto pode ser faseado na execução, seguindo sequências de entregas, e/ou sequências de fabricação.
O E2Corp ERP vem com uma gestão completa do setor de produção MRP, com recursos baseados no conceito MRP I (Gestão de Materiais, estrutura de produtos, planos e ordens), e MRP II (Gestão de Recursos produtivos: máquinas, mão de obra, linhas e células de produção), que se integra com Controle de Qualidade, e apuração de custo real de produção, fazendo os rateios dos custos gerais indiretos incididos neste departamento.
Desenhamos um conjunto de funcionalidades verticalizadas e essenciais para empresas de projeto, que engloba o orçamento, custeio, formação do preço de venda, integração com módulo de projetos, cálculo do plano mestre tomando como base o projeto e daí seguem o cálculo de explosão de Materiais (BOM), compras, planejamento e fabricação, faturamento estruturado em fases.
Ao final ainda pode-se extrair relatórios que demonstrem o resultado do projeto, ou melhor, o orçado x realizado, projetado x realizado, gastos realizados para o projeto, rateio de gastos em múltiplos projetos.
Inclui também recursos avançados como apontamento de recursos e operações, Carga Máquina, sequenciamento de ordens nos recursos disponíveis (Scheduling) e custo real de produção. Atende indústrias discretas ou de processos.
O sistema de produção conforme projetos é também chamado de ETO – Engineering-to-Order. Caracterizado como sendo projetos de itens ou equipamentos totalmente customizados, sendo que estes projetos são compostos por partes que podem ser componentes-padrão ou novamente customizados que demandam fabricação.
Os projetos entram no cálculo de MRP gerando planos mestres de produção que podem ser 1:1 entre projeto e plano dependendo do tipo de negócio e do nível de complexidade do projeto.
O fluxo segue basicamente a sequência abaixo:
Controle de Qualidade
O Controle de qualidade normalmente é aplicada nos módulos componentes e no produto final, sendo que os testes normalmente acontecem por módulo e são integrados.
O projeto como um todo atende a um conjunto de funcionalidades integradas, por exemplo, uma linha de produção, um sistema de testabilidade de peças, um equipamento de estampagem de peças especiais e assim por diante.
No caso, como são projetos e partes customizadas, se faz necessário preparar um plano de teste de qualidade também personalizado para o projeto, sendo que tais testes podem ser por peça, por módulo e por testes sistêmicos integrados.
Existem testes com tempo mais alongado, chamado de “burn-in” onde o equipamento é exposto a testes exaustivos e repetitivos por um longo período para fins de garantir a qualidade final do produto, não somente em termos funcionais, mas também em termos de resistência a determinadas condições de operação. Este teste pode ser aplicado em 100% das partes ou módulos do projeto, e no projeto como um todo, através do teste integrado.
Mais do que simplesmente produzir, a empresa precisa garantir que os componentes ou módulos estejam em conformidade com a especificação técnica do produto fabricado, o qual é medido através de testes pontuais ou exaustivos, onde cada teste pressupõe um resultado esperado.
O E2Corp ERP propicia uma série de recursos para facilitar esta logística no controle de qualidade, como locais lógicos para identificar itens resultados e itens a serem reaproveitados, causas de rejeição, controle de versão de estrutura de produto, sendo que as versões podem conviver concomitantemente no sistema produtivo, criação de ordens de produção piloto, etc.
Faturamento do Projeto
Normalmente um projeto tem preço fechado baseado num orçamento que inclui fabricação de módulos, componentes comprados, serviços de engenharia, serviços de suporte e implantação. Desta forma, o faturamento normalmente é faseado conforme entregas ou conforme fases do projeto que possam ser demonstradas ao cliente.
No E2Corp, o faturamento ocorre diretamente de dentro do módulo de projetos, com base nas fases de faturamento definido no orçamento, onde tais liberações normalmente são feitas pela logística e/ou fábrica que realiza as entregas, mas os valores nas fases já deverão estar devidamente escalonadas no tempo e no valor correto.
Estes escalonamentos de parcelas do projeto, antes do faturamento, já devem estar integradas ao Financeiro, mais especificamente ao Fluxo de Caixa Previsto, de tal forma, que o financeiro já possa enxergar esta receita antes de ela acontecer, tal como ocorre em um Pedido de Venda.
Logística
A logística de materiais de empresa de Projetos tem duas dimensões principais:
- A atividade intensa de Compras e Recebimento, que inclui compra de matérias-primas, componentes e equipamentos e compras de serviços de industrialização.
- A segunda dimensão é a movimentação destes itens comprados dentro do processo de fabricação e montagem. Sendo que parte destas movimentações são os envios para fornecedores de industrialização (terceirização), e a outra é a movimentação interna, entre almoxarifado e área de fabricação e montagem.
Dentro deste processo, tudo passa por um processo de identificação bastante sistemático para garantir que as alocações e movimentações realizadas por conta de um projeto sejam realizados de forma controlada e documentada.
Internamente criam-se locais físicos e/ou lógicos para rastrear os componentes e semi-acabados em processo de fabricação e em alguns casos são feitos endereçamentos estruturados para garantir um controle mais eficiente dos lotes de materiais e/ou para facilitar os movimentos destes itens dentro do chão de fábrica, almoxarifados, terceiros e expedição.
O controle de Remessa e Retorno se torna crucial para casos onde existem industrialização em terceiros, sendo este um dos principais focos do Bloco K (Registro de Movimentos da Produção dentro do SPED Fiscal).
Neste caso, se faz necessário uma amarração precisa entre quantidades enviadas x quantidades retornadas ou recebidas x devolvidas. Deve-se garantir que o saldo no final de um período seja ZERO.
É comum a implementação de processos de endereçamentos de prateleiras ou armários dentro dos almoxarifados, para fins de determinar os materiais que foram comprados ou alocados para um determinado projeto.
Neste caso, pode-se concentrar a identificação nestes endereços e/ou containers, especialmente para projetos mais ligados a área de eletrônica onde as peças são menores. Se forem peças maiores, da área eletro-mecânicas, podem ser criados BOX específicos dentro do almoxarifado, associados a cada projeto.
Business Inteligence
O banco de dados transacionais gerados pelas movimentações são matérias-primas para processar um conjunto muito rico de análises gerenciais, que comparam, cruzam, filtram, agrupam, detalham, estratificam gerando informações gerenciais e estratégicas, que podem contribuir para o crescimento da empresa.
O E2Corp vem com várias visões pré-definidas (Cubos ou Views) agrupadas por área ou departamento, propiciando um conjunto muito amplo e profundo de análises.
Este conjunto de dados é integrado numa planilha dinâmica, onde através de Operações de Drill-Down (Detalhamento), Drill-Up (Agrupamento), Filtragem, Ordenação, e análise de correlação, o gestor consegue analisar as informações na dimensão horizontal e na dimensão vertical.
Analisar as informações do negócio permite a definição de estratégias e ações mais precisas que podem fazer toda a diferença no negócio.
