Os 5 Erros no Gerenciamento de Estoque

O estoque é indiscutivelmente a parte mais importante do seu negócio, pois é a partir da venda deste estoque que geram as receitas para que seu negócio tenha resultados e crescimento.

Mas para que a venda aconteça depende de outros fatores fundamentais ocorram até que a transação de venda se realize, e gere a receita, a saber: a compra dos produtos, o tempo de espera (prazo de entrega), o recebimento, a armazenagem, e o despacho dos itens vendidos.

Com isso, o processo que aparenta ser bem simples, de fato pode atingir níveis bastante elevados de complexidade.

A razão para isso é que os números de vendas não são o único fator que afetam o controle de estoque, podemos desta forma citar alguns pontos que ajudam a complicar este controle:

• O custo do estoque parado, gerando necessidade de capital de giro para manter esta reserva de produtos. Isso ocorre porque o prazo de pagamento do fornecedor é menor que o prazo de recebimento do cliente.
• O dessincronismo entre os prazos de entre da Venda, com os prazos de entrega do fornecedor, gerando uma intensa necessidade de acompanhamento
• O dessincronismo entre as unidades de venda ou de compra, impactando no aumento do estoque. Por exemplo: quando vendo a granel mas compro em caixas, ou vendo em Kilos, e compro em toneladas.
• O custo de armazenagem, e processos de separação (logistica de separação).
• Itens perecíveis, com prazos de vencimentos, podendo gerar perdas financeiras.

Com isso hoje as empresas acabam tendo como objetivo sempre a redução dos níveis de estoques, mas para isso, se torna imprescindível o uso de um Sistema de Gestão Empresarial ERP, que tem embutido técnicas mais eficientes de reposição e logistica de armazenagem e separação.

Você está cometendo esses cinco erros no gerenciamento de estoque? Confira os erros mais comuns abaixo e procure solucioná-los para melhorar a eficiência da sua produção.

1. Faltam métricas de desempenho

Você pode estar ciente de problemas crescentes com desempenho em sua organização. Mas, como você pode corrigir problemas de gerenciamento de estoque quando você não possui  padrões e métricas?
Um bom lugar para começar é iniciar o monitoramento obrigatório do giro de estoque e do OFR (Order Fill Rate) para todos os produtos.  Estas são duas métricas devem ser controladas a todo momento.

OFR – Order Fill Rate

Trata-se do tempo interno para o processamento do pedido, ou seja, o tempo médio para realizar o despacho (fulfillment) do pedido, desde o picking, packing até a expedição para a transportadora ou meio de entrega escolhido.

Como são as etapas do processo sob maior controle do varejista, tende a ser o ponto de busca por maior eficiência e otimização de recursos.

Para mensurar corretamente o OFR é recomendado:

• Uma frequência de medição diária, semanal ou mensal, por cliente, linha de produto ou total.
• Se for considerado o pedido recebido no armazém, o índice deverá ser próximo de 100%, mas se for levado em consideração o pedido original, o índice poderá variar muito.

Como calcular: OFR = Média de tempo de processamento de cada pedido, considerando o tempo, entre o início da separação (ou emissão da Ordem de Separação), até o despacho do pedido.

Giro de estoque

A rotatividade ou giro de estoque no gerencimaneto de estoque é um indicador que revela a velocidade em que o inventário foi renovado em um determinado período ou qual é o tempo médio de permanência de um produto no estoque antes da sua venda.

O cálculo desse giro pode ser feito a partir dos custos dos itens, considerando o volume total de vendas e a média de estoque. Se o resultado for menor do que 1, significa que, ao final do período, sobraram produtos não vendidos no estoque. Se for maior do que 1, quer dizer que todos os itens foram renovados pelo menos uma vez no período avaliado.

No entanto, a frequência de medição do giro de estoque depende dos ciclos de vendas e produção de sua empresa. Independentemente do que você considere melhor para suas operações, os gerentes devem estar rastreando, e melhorando essas taxas.

É importante salientar que o estoque que gira pouco, significa que ele fica mais tempo parado ou armazenado, antes que a venda aconteça, com isso o seu CAIXA (capital de giro) terá que financiar este estoque parado.  No gerenciamento de estoque, isso significa imobilização do capital de giro. O efeito prático, é a busca de capital externo (bancos) para equilibrar o fluxo de caixa, agregando aumento de custos com os juros bancários.

2. Os funcionários não estão qualificados para administrar o estoque

À medida que você toma medidas para implementar um melhor sistema de controle de estoque, considere as seguintes soluções para evitar a frustração para você e seus trabalhadores.

Contrate as pessoas certas: sua empresa provavelmente possui um grande volume financeiro no estoque. Você deve contratar gerentes de estoque profissionais ou pessoas que tenham um histórico sólido de experiência em gestão de estoques.

Tenha o comprometimento dos gerentes

Você tem alguma ideia de quem é responsável pelo estoque no seu armazém? É importante ter uma pessoa confiável (ou pessoas) que conheça e suporte plenamente seus objetivos estratégicos. Se esse não for o caso da sua empresa, seus objetivos podem nunca ser alcançados.

Tenha procedimentos rígidos e padronizados

Para manter o estoque sob controle, na maioria dos casos é mais uma questão dos procedimentos operacionais adotados, do que propriamente do sistema ERP que realiza este controle. Resumindo, em mais de 95% dos casos de falha no controle de estoque, a origem são falhas operacionais dos operadores.

Priorize o treinamento desde o início

Muitos fornecedores de software e soluções de gerenciamento de estoque realizarão treinamento no local para seus funcionários. Aproveite essa oportunidade. O treinamento geralmente é personalizado para sua empresa e todos devem aprender as melhores práticas desde o início.

Faça (re)contagens  de verificação rotativas

Por mais controlado que esteja, sempre vale fazer recontagens de forma aleatória e rotativa em itens críticos, de forma a garantir que o gerenciamento de estoque esteja sempre sob controle, ou melhor, esteja absolutamente correto, comparando-se o estoque no sistema x estoque físico.

3. Você não consegue planejar, devido à falta de previsão

De acordo com pesquisas, 56% das pequenas empresas pesquisadas reconheceram o desejo de melhorar os níveis de satisfação do cliente. Você pode ser um deles. Mas, você não conseguirá melhorar o seu serviço ao cliente, se você ainda estiver revisando relatórios de back-order (pedidos em atraso) e encontrando maneiras de dar uma solução temporária para o problema, ao invés de investir em uma solução de longo prazo.

Caso haja falta de conhecimento sobre fatores importantes como o estoque que você possui no momento, você não conseguirá atender às necessidades dos clientes e eles acabarão indo para outro fornecedor.

Seu negócio nunca atenderá às demandas rápidas do mercado de hoje se você não planejar proativamente o futuro. A mudança para um sistema automatizado de gerenciamento de estoque fornecerá dados em tempo real, além de dar suporte para os seus processos.

Assim, você sempre saberá o que está em estoque e o que está acontecendo, no momento em que você baixar um relatório. Com acesso constante a dados precisos, você sempre saberá o que seus clientes querem comprar, o que mais compram, quanto e quando compram.

E com isso você conseguirá se antecipar às necessidades e atender muito melhor os seus clientes, gerando mais satisfação e receitas líquidas.

4. Você ainda não utiliza um bom Sistema ERP

Se você ainda estiver usando o Excel ou algum outro processo manual para controlar seu estoque e rastrear suas operações, você certamente estará desperdiçando tempo e dinheiro com estoques mal gerenciados, além dos impactos no atendimento ao cliente.

Erros acontecerão: pesquisas mostram que mesmo um operador de entrada de dados experiente irá cometer um erro a cada 300 caracteres que ele der entrada; e esse nível de imprecisão pode levar a perdas na eficiência do seu negócio, nem sempre recuperáveis.

O Excel e outros processos manuais não operam em tempo real ou permitem que vários usuários os acessem ao mesmo tempo. Um sistema automatizado, ao contrário, permite que vários funcionários rastreiem itens em vários locais, ao monitorar pedidos e remessas.

Mais do que controlar as quantidades de forma precisa, online e integrada, os sistemas ERPs dá todo suporte necessário para a implementação de procedimentos operacionais e controles associados, ou seja, ele ajuda e dá suporte para os processos da empresa, e isso tem um impacto positivo muito grande na gestão dos estoques.

5. Lentidão para concluir o inventário

Evite parar as operações do armazém por dias para contar fisicamente os itens. Essa é uma mentalidade absolutamente desnecessária, dispendiosa e desatualizada. Você será muito mais eficiente  ao verificar os níveis de inventário, com um sistema de gerenciamento de estoque.

Você pode adotar sistemas de gerenciamento de estoque com leitores de código de barras ou TAGS RFID, e esse processo se tornará muito mais rápido e preciso.

A melhor prática é a contagem rotativa por conjunto de itens feitas de forma distribuída no tempo, evitando ter que fazer a contagem total, que demanda tempo e aumenta as chances de erros na contagem.

A organização dos estoques, a sistemática de endereçamento, a identificação precisa, o controle por lotes ou séries, a movimentação interna, enfim, tudo isso contribui para manter o estoque sob controle.