Os 10 equívocos mais comuns das pequenas empresas ao implantar um sistema ERP

A implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas passa por desafios culturais dentro da gestão do negócio, que exigem uma compreenção além do cenário interno da organização, fazendo com que o empresário pense mais fora da caixa e olhe a sua empresa com um conjunto de processos com amplas conexões com o mundo externo.

No artigo abaixo você confere quais os principais equívocos do gestor ao implantar um sistema ERP na sua empresa.

1. Achar que a sua empresa possui processos padronizados

Este é um discurso comum dos compradores na hora de cotar um ERP para a empresa “Minha empresa é padrão”, ou seja, pressupor que a empresa usa processos totalmente padronizados e que, por isso, qualquer ERP básico irá funcionar, ou seja, um ERP simples ou não customizável irá atender à sua necessidade.

Ocorre que, na prática, não existe uma empresa igual a outra ou “empresa padrão”, mas sim o padrão de cada empresa e/ou negócio.

E é justamente esta personalização que agregam diferenciais competitivos da pequena empresa, provendo mais agilidade e flexibilidade no atendimento ao cliente.

2. Achar que por ser uma pequena empresa, um ERP simples atenderá as suas necessidades

Primeiramente simplicidade de processos não depende do tamanho da empresa mas do tipo do negócio e da cultura de controles e gestão implementados na empresa.

Quanto maior for a necessidade de controle e velocidade nos processos maior será a necessidade de um ERP que tenha flexibilidade de atender a processos específicos, ou seja, maior será a necessidade de personalização para que o sistema tenha total aderência aos processos da empresa.

O paradoxo é que, quanto menor a empresa mais ela tende a ter processos personalizados e/ou específicos, justamente pela necessidade de ser enxuta, flexível e ágil. Por outro lado, esse é um dos itens que tende a elevar os custos e os tempos de implementação do ERP, o que é justamente conflitante com a necessidade das pequenas empresas, que tem budget mais limitado para investimento na implantação de um sistema ERP.

Neste caso, estas empresas adotam como prática priorizar os setores e/ou processos mais críticos, ou seja, processos que tem maior impacto no resultado do negócio. Desta forma, escalonam a implantação com um processo de melhoria contínua (PDCA) distribuídos em um tempo mais alongado, de acordo com a capacidade de investimento.

3. Achar que o investimento termina quando o projeto é entregue

No mundo atual, o que mais encontramos são mudanças, ocasionadas pelo rápido ciclo de mudanças geradas pela tecnologia e inovações, que vêm gerando impactos contínuos em um prazo cada vez menor.

Como o mundo dos negócios é hoje extremamente dinâmico e volátil, a empresa que não muda esta fadada a ter um ciclo de vida bem mais curto, dado que a não mudança impactará na competitividade da mesma no mercado em que atua.

Partindo do pressuposto que as mudanças são rápidas, dinâmicas e contínuas, os processos do negócio da empresa precisam seguir a mesma dinâmica para que se mantenham igualmente ágeis, dinâmicas e competitivas.

Desta forma, ao terminar a implantação do Sistema ERP, a empresa terá concluido aquilo que podemos chamar de Fase I, ou etapa básica, que normalmente contempla um conjunto limitado de processos mais crítico, de forma a caber no budget da empresa.

Após esta fase I, incia-se um processo de melhoria contínua onde novas implementações precisam continuar, não somente para contemplar novas melhorias, mas também para melhorar processos existentes, visto que o ERP amplia a visão do gestor para novas formas e possibilidades de controle, mudando a forma “antiga” de controlar.

Porém, isso só ocorre com o tempo, pois numa primeira implantação, a empresa normalmente tenta trazer para dentro do ERP as velhas práticas do negócio que estão dando certo.

Investir continuamente na melhoria dos processos, implica em investir no sistema de informação da empresa, ou seja, no sistema ERP.

4. Querer que o ERP atenda todas as necessidades reprimidas numa primeira fase

Tomar isso como premissa na primeira fase de implantação, além de encarecer muito o projeto, efetivamente não é prático, pois irá alongar o projeto e muita das informações solicitadas acabarão não sendo utilizadas, ou seja, haverá muitas perdas no investimento feito.

É comum também o gestor colocar tudo aquilo que se fazia no sistema anterior ou na planilha eletrônica para dentro do sistema ERP, ou seja, trazer todas as práticas “velhas” para dentro de uma ferramenta nova. A consequência disso será a obtenção de resultados aquém do esperado, frustrando as expectativas.

Ao implementar uma nova ferramenta é importante ver as potencialidades desta nova ferramenta e com isso planejar mudanças nos processos atuais para maximizar o resultado da implantação.

5. Pressupor que o ERP por si só vai transformar a sua empresa, e torná-la mais moderna, organizada e levar ao crescimento.

O ERP é uma ferramenta fundamental de gestão, mas ainda assim, não passa de uma ferramenta e a modernização de um negócio deve começar pela revisão dos seus processos e verificar os potenciais de melhorias, que, por sua vez, podem potencializar ganhos em resultados para o negócio.

O ERP depende de processos organizados e otimizados, de pessoas que operam estes processos e equipamentos de suporte, ou seja, o ERP sozinho não será suficiente para organizar e otimizar todos os processos de uma empresa.

A modernização dos processos passa primeiro pelo interesse e aceitação da empresa em utilizar o ERP de forma mais plena possível, integrando os departamentos, amarrando regras de negócios e otimizando processos. Com isso, a empresa ampliará seu nivel organizacional e criará condições para ter um crescimento sustentável.

6. Não considerar a cultura organizacional

Quando falamos de cultura organizacional, no fundo estamos falando de pessoas e processos, ou seja, toda empresa, ao longo do tempo, vai criando uma cultura, em que, muitas vezes, se torna uma grande barreira para mudanças.

Em uma implantação de ERP, a cultura da empresa pode agir a favor facilitando e acelerando o projeto, ou pode agir contra, emperrando o processo de implantação, que além de elevar os custos, pode inviabilizar um projeto.

A ocorrência de resistência ao “novo” é tido como comum, por isso, é importante que o impacto cultural seja considerando na implantação de um novo sistema, justamente porque o ERP gera impacto direto nos processos e nas pessoas.

De fato, é preciso que haja uma preparação da equipe, mais do que isso, o envolvimento das pessoas chaves para que haja maior comprometimento para que o projeto tenha pleno sucesso.

Neste quesito existe uma atividade focada na gestão de mudanças, também conhecido como “Change Management”, que normalmente é aplicado em grandes implantações, mas em pequenos projetos esta atividade de fato não é realizada por uma questão de custos.

No caso das pequenas empresas, é fundamental que o gestor e/ou patrocinador do projeto lidere o processo de implantação e seja um verdadeiro facilitador do processo, conduzindo as pessoas para um mesmo objetivo e mesmo foco.

Em alguns casos, a implantação gradual, dividida em um prazo mais longo, também pode ser uma boa estratégia, pois minimiza o impacto e fornece um prazo necessário para as pessoas assimilarem as mudanças.

O que é importante é que o sistema ERP sirva para evoluir e modernizar os processos e não para ir contra os processos existentes, ou seja, a existência de uma sinergia entre a cultura da empresa e o novo processo a ser implementado pelo ERP fará com que o projeto tenha sucesso e os resultados sejam extremamente compensadores, e portanto, percebido pela organização.

7. Colocar a culpa do insucesso da implantação no ERP e/ou na empresa implementadora

Culpar o ERP ou a empresa implementadora pelo insucesso é uma posição “acomodada”, pois na realidade, quem deve conduzir o processo de implantação são os líderes de cada área da empresa contratante, sendo que a empresa fornecedora deve dar todo suporte e consultoria para que o processo caminhe para o sucesso.

O erro começa no processo de seleção do ERP, onde processos críticos muitas vezes são omitidos, mas na implantação ou pós virada a verdade sempre aparecerá gerando estresses elevados, que exigem adaptações imprevistas que podem inviabilizar o projeto, principalmente por questão de custos ou inflexibilidade do sistema ERP.

Dificuldades certamente irão acontecer durante a implementação, ocorrências imprevistas, problemas de equipe, dentre outros problemas certamente farão parte do desafio. Além disso, falhas na equipe de implantação poderão ocorrer, mas tudo isso faz parte da mudança e pode ser superado pelo nível de envolvimento das lideranças e determinação do gestor.

8. Comparar o investimento em um ERP com a compra de uma máquina produtiva

A comparação muito embora seja até muito comum, é de fato um grande equívoco, pois o sistema ERP não é um recurso produtivo e nem é focado em produzir resultados diretos e mensuráveis.

Diferentemente de uma máquina focada na produção, com geração de resultados diretos, o sistema ERP é focado em dar suporte para gestão dos processos do negócio, além de gerir a principal matéria-prima de um negócio, a INFORMAÇÃO, que é de onde são tomadas as decisões operacionais, gerenciais e estratégicas.

Investir no sistema ERP é investir na gestão do negócio, ou melhor, na inteligência do negócio, sem o qual, “braços e pernas” podem não produzir os resultados esperados, e até levar o negócio à falência.

A sequência de decisões corretas levam o negócio ao crescimento. Por outro lado, a sequência de decisões erradas pode levar o negócio ao seu final, por isso que o investimento em um bom sistema ERP é a base para investimentos em estruturas produtivas para elevar o resultado.

9. Achar que implantação do ERP proporciona resultados diretos em um curto prazo

Muitos empresários olham para o montante investido e ficam tentando calcular o resultado direto gerado pela implantação do Sistema ERP, ou seja, o ROI (Retorno sobre investimento).

O fato é que o ERP normalmente não produz resultados diretos, mas sim dá suporte para que os resultados aconteçam.

Para que uma empresa cresça e tenha sucesso, ela precisa ter estratégia, ter vendas, ter eficiência nos processos, e para que tudo isso aconteça são necessários uma base de informação e processos eficientes, precisos e ágeis. É exatamente neste ponto que o ERP se posiciona como elemento fundamental para que tudo isso aconteça.

De outro, não poder contar com um Sistema ERP que dê suporte para as informações e operações certamente impactará negativamente nos planos de crescimento da empresa.

10. Não se comprometer com o sucesso da implantação

A implantação de um ERP é um projeto feito a duas mãos, onde o maior peso do sucesso da implantação fica por conta da própria empresa contratante, pois a facilitação ou a dificuldade da implantação vem normalmente da própria equipe da empresa contratante.

A não colaboração e a resistência da implantação do ERP acabam sendo determinantes para o insucesso do projeto, culminando em baixos resultados ou até mesmo perdas no investimento realizado.

Casos mais “catastróficos” de implantação podem levar a empresa a uma situação bastante complicada, com impactos financeiros que podem levar à beira da falência.

De fato, a resistência de parte da equipe da empresa contratante tem sido um dos maiores fatores de insucesso em projetos de implantação, pois mudanças fazem as pessoas saírem da zona de conforto, e por isso, muitas pessoas se tornam resistentes e não se permitem crescer com a mudança.

A melhor situação é quando as lideranças da empresa contratante assumem a condução do projeto e trazem para si a responsabilidade do sucesso da implantação. Nestes casos, as chances de insucesso tendem a ser zero.