O que é Bloco K e como implantar?

Você sabe o que é o bloco K? O bloco K Sped se refere a um arquivo digital SPED FISCAL EFD ICMS/IPI e surgiu para substituir o livro de controle de produção e estoque, que é responsável por documentar os movimentos de estoques dentro do chão de fábrica, ou seja, todas as movimentações de materiais que demandam a execução das ordens de produção.

É uma nova obrigação que serve para trazer mais transparência para a receita fiscal, com o objetivo de reduzir a sonegação fiscal dentro do segmento industrial, assim como criar rastreabilidade de todos os produtos fabricados que são vendidos pela empresa.

QUE EMPRESAS ESTÃO ENQUADRADAS NO BLOCO K ?

Estão enquadradas dentro desta obrigação todas as empresas do segmento industrial e empresas do segmento de atacadistas.

Em resumo, as empresas que estão enquadradas devem:

1. ter um estabelecimento industrial;
2. exercer atividades (principal ou secundárias) que sejam classificadas nas divisões 10 a 32 da CNAE; e
3. pertencer a uma empresa com faturamento anual igual ou superior a R$ 78.000.000,00 e inferior a R$ 300.000.000,00.

QUAIS EMPRESAS DEVEM ENTREGAR O BLOCO K ?

A receita definiu um cronograma para as empresas poderem entregar o Bloco K 2019, principalmente porque a entrega exige uma revisão dentro do processo de fabricação e, em muitos casos, será necessário trocar de Sistema ERP para poder atender com precisão esta nova obrigatoriedade.

O cronograma definido pelo governo teve início em janeiro de 2017, onde o maior volume de empresas deve ocorrer na terceira fase, ou seja, em 2019. Estas empresas devem iniciar a preparação para poder atender o Bloco K, pois quanto antes melhor. Veja o cronograma abaixo:

PENALIDADES PARA AS EMPRESAS QUE NÃO ENTREGAREM NO PRAZO

Uma vez enquadrado, as empresas devem fazer entregas em períodos mensais. Para as empresas que se atrasarem na entrega, a multa será de 1% sobre o valor do estoque, acrescidos de R$ 500,00 para as empresas optantes pelo Simples Nacional ou R$ 1.500,00 para optantes  dos demais regimes tributários.

Para informações inexatas a multa será de 3% sobre as obrigações comerciais. No caso do recolhimento, a multa será de 100% do imposto devido, além de poder ser autuado criminalmente em função da sonegação de impostos.

AS EMPRESAS DO SIMPLES NACIONAL TAMBÉM DEVEM SE PREOCUPAR COM O BLOCO K ?

Muito embora existam muitas empresas do Simples Nacional dentro do segmento industrial, e até mesmo dentro do CNAE previsto pela receita, elas não estão precisam entregar o Bloco K sped justamente por não terem obrigatoriedade do SPED Fiscal em vários estados do Brasil.

No entanto, as empresas do Simples Nacional que realizam serviços industriais para terceiros que estão enquadrados no Bloco K, devem solicitar o saldo de estoque de matérias-primas remanescentes ao final do mês, para que o mesmo possa alimentar corretamente o registro K200 do Bloco K.

QUE INFORMAÇÕES ESTÃO INCLUÍDAS NO BLOCO K ?

O bloco K 2019 funciona como um “Big Brother” dentro do chão de fábrica e ele evidencia todas a locação de materiais dentro dos processos produtivos. Os seguintes tipos de informações são requeridos:

• Quantidade produzida por ordem de produção
• Quantidade de material consumido por ordem de produção
• Quantidade de itens produzidos por terceiros
• Quantidade de materiais consumidos na produção por terceiros
• Movimentação internas de estoques de itens que não estejam diretamente ligados à produção (insumos indiretos).
• Estoque de materiais da empresa em seu poder
• Estoque de materiais de terceiros em seu poder
• Estoque de materiais da empresa em poder de terceiros
• Lista de materiais de todos os produtos que serão fabricados internamente ou por terceiros

O QUE É NECESSÁRIO NA ENTREGA DO BLOCO K ?

O bloco K amarra todas as movimentações nas Ordens de Produção, com isso podemos considerar dois itens que exigem mais preocupação por parte das empresas:

• Movimentos de materiais consumidos devem estar atrelados às Ordens de Produção, com isso o Bloco K praticamente revela a composição de cada produto acabado, o que tem despertado grande preocupação principalmente das indústrias de alimentos, químicas e farmacêuticas.
• Indústrias que terceirizam parte do processo de fabricação devem rastrear as remessas e retornos e verificar que os saldos de envios menos retornos sejam sempre zero ao final de um período.

O segundo item tem muito impacto em função da forma como a empresa controla a industrialização para terceiros, pois, muitas vezes, o controle não acontece de forma precisa – “descontrole” – ou o controle é feito de maneira irregular.

Por exemplo, muitas vezes o item industrializado vai e volta com o mesmo código, e/ou o terceiro cobra a industrialização como serviço e isso leva a irregularidades. O item industrializado deve retornar como um novo código, por já ter agregado mão de obra e materiais na produção pelo terceiro e o novo item deve ser cobrado como custo de industrialização.

COMO AS EMPRESAS DEVEM SE PREPARAR PARA A ENTREGA DO BLOCO K ?

As empresas já devem iniciar o processo de preparação em 2018 para entregar o bloco K 2019, caso contrário correrão o risco de não conseguir fazer as primeiras entregas no prazo, ou mesmo de entregarem com inconsistência, o que pode acarretar em multa.

O que deve fazer parte do planejamento? Confira!

• Rever toda estrutura de engenharia de produto, verificar se a composição e as unidades de medida estão corretas
• Estruture corretamente os semi acabados durante o processo produtivo, principalmente em casos onde estes semi acabados tenham sido gerados externamente, ou internamente caso tenham estoques independentes dos acabados.
• Se a baixa dos estoques de matérias-primas são feitas por requisição de saída, você terá que mudar para que as baixas sejam feitas por meio de apontamento de produção, com isso, ficarão mais precisas as movimentações por ordem de produção, que é a base para geração do Bloco K.
• Se você faz produção com terceiros (fornecedores): tome muito cuidado com a amarração entre remessa e retorno de industrialização, pois estes números precisam estar consistentes com as ordens de produção. Mantenha contato com o terceiro para que ele forneça as informações corretas dos movimentos e os custos das ordens de produção.
• Se você realiza produção para terceiros (clientes) se organize internamente para que a nota de envio dos produtos industrializados estejam com as quantidades corretas de matérias-primas alocadas na produção.
• Nos dois casos, as devoluções ou alocações de matérias-primas de forma consolidada, sem identificar claramente e precisamente as ordens associadas não devem ocorrer, pois isso inviabilizará a entrega correta do Bloco K.
• Mesmo os apontamentos de perdas de matérias-primas devem ser alocadas nas respectivas ordens, e se for um item comum a várias ordens, o Sistema ERP terá que fazer o rateio proporcional nas ordens, pois o Bloco K exige que se identifique as perdas por ordem.
• Muito cuidado com as matérias-primas alocadas nas ordens. Todas precisam ter rastreabilidade de estoque para não gerar suspeita fiscal.
• Muito cuidado com o estoque de matérias-primas de terceiros, pois estas quantidades fazem parte das informações do Bloco K.
• Da mesma forma, muito cuidado com estoques de terceiros em seu poder, que também serão objetos de declaração no Bloco K.
• O MRP II, que trata de roteiros e operações, ainda não fazem parte do Bloco K, mas somente a estrutura e movimentação de materiais.

PARA QUEM ENTREGA EM 2019, QUANDO DEVE INICIAR A PREPARAÇÃO E/OU IMPLANTAÇÃO ?

Mais do que simplesmente implantar um novo recurso no sistema, a entrega do Bloco K Sped implica numa revisão de dados e processos ligados a área produtiva, por conta disso exige planejamento e tempo para implementar as adequações necessárias.

Deixar a implantação para última hora certamente não é uma boa ideia, e pode representar muito risco, exceto se o processo produtivo da empresa já esteja muito bem organizado e compatível com o Bloco K, de qualquer forma, vale verificar.

Em resumo, para quem entrega o Bloco K 2019, deve começar a preparar em 2018, pelo menos com 6 meses de antecedência para ter tempo de organizar as informações e validar os processos, de forma que em janeiro de 2019 a empresa esteja pronta para gerar o Bloco K.

REQUISITOS DO SISTEMA ERP PARA ATENDIMENTO DO BLOCO K

Primeiro é importante que o Sistema ERP esteja preparado para entregar a obrigação do SPED Fiscal nativamente, isso garantirá mais consistência nas informações geradas ao fisco.

Em casos onde o SPED é entregue pelo contador e somente o bloco K é entregue pelo Sistema ERP também é possível, mas o risco de inconsistência entre as informações geradas é muito grande, ou seja, será necessário uma pré validação pelo sistema para garantir a consistência. Lembrando que erros na informação também são objetos de multa.

Abaixo os principais requisitos para que o sistema ERP tenha condições plenas de entregar o Bloco K:

• Estrutura Multi-nível: Tratar semi acabados na estrutura de engenharia
• Tratar com precisão perdas de matérias primas durante o processo e perdas por refugo
• Tratar com precisão o processo de industrialização por terceiros e industrialização feito para terceiros. Garantir que os processos de remessa/retorno sejam integradas.
• Permitir multi locais de estoques, pois o sistema terá que informar:
  • Estoque em almoxarifado interno
  • Estoque de materiais em produção (in Process)
  • Estoque de materiais em poder de terceiros
  • Estoque de materiais de terceiros em seu poder
  • Estoque de produtos acabados
• Todas as alocações de estoques devem estar atreladas às Ordens de Produção.

BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO BLOCO K NA EMPRESA

Além de atender a uma obrigação fiscal, a implantação do Bloco K Sped propicia alguns benefícios à empresa como:

• Proporciona uma definição mais precisa da formulação dos produtos acabados e semi acabados (estrutura de produtos ou de engenharia), pois os apontamentos terão que refletir corretamente os estoques de matérias-primas.
• Apuração de custos de produção, pelo menos no que tange aos materiais alocados em cada item fabricado.
• Organização das informações e processos produtivos, alocando os materiais nas respectivas ordens, e movimentando para locais bem definidos.
• Apuração precisa das perdas, alocando-as de forma mais correta e eficiente.
• Organização do estoque de materiais alocados pelo chão de fábrica, assim como estoque em poder de terceiros.
• Mais rastreabilidade dos estoques dentro do chão de fábrica.

O Bloco K efetivamente traz para os olhos da receita as informações que até agora ainda estavam obscuras. Com estas informações, a receita fiscal conseguirá cruzar as informações de custos de itens fabricados, com os preços de vendas dos mesmos, além de entender se as compras das matérias-primas estão alinhadas com os consumos. De qualquer forma, é muito importante que a empresa enquadrada esteja suficientemente organizada no setor produtivo para não se expor ao risco fiscal.

Todas estas obrigações que saíram do papel e foram para o meio eletrônico permite maior eficiência nos processos de fiscalização. Isso ajuda na redução drástica de empresas que operavam na informalidade, deturpando o processo de concorrência e permite que as empresas melhorem a qualidade das informações internas, provendo mais precisão, otimizando a gestão do negócio.

Vivemos um cenário de maior escassez de oportunidades, com margens de lucro bem mais estreitas, por isso que, ter qualidade não somente nos produtos, mas principalmente na gestão é fundamental para o sucesso do negócio e para reduzir riscos. Criar soluções de contingência ou fornecer informações semi-fabricadas não funcionam mais, pois colocam em risco o futuro da empresa.

Veja também qual impacto que as outras obrigações acessórias têm na empresa.