Sistema para Ordem de Serviço: Como Organizar o Trabalho?

O sistema para ordem de serviço abre caminho para todas as várias unidades de uma organização para atender clientes de maneira eficiente e criar crescimento sustentável dentro de uma empresa de serviços. Esse sistema fica acessível a vários departamentos e facilita a organização do trabalho. 

O gerenciamento de ordens de serviço é importante, uma vez que se for desorganizado ou inexistente trará muitos problemas para o seu negócio. Uma das melhores formas de evitar imprevistos ​é implementar um software ou sistema para ordem de serviço.

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é essencialmente uma tarefa, item de ação ou trabalho para um funcionário ou cliente. As ordens de serviço podem ser criadas e iniciadas mediante solicitação de um cliente ou podem surgir de dentro de uma organização. Não é incomum que ordens de serviços sejam iniciadas após auditorias ou inspeções. Uma ordem de serviço é utilizada para gerenciar serviços e peças utilizadas para a execução da mesma.

O que é um sistema para ordem de serviço?

Em essência, um sistema para ordem de serviço é qualquer conjunto de procedimentos codificados que são projetados para catalogar solicitações de instalações e criar planos de ação. O nível de sofisticação tecnológica pode variar muito de sistema para sistema.

Software de Gerenciamento de Ordem de Serviço

Graças à quantidade de opções atualmente disponíveis, muitos empresários e gerentes de instalações estão recorrendo ao software de gerenciamento de ordens de serviço para aproveitar as ferramentas inovadoras que simplificam o processo e eliminam ineficiências. 

Algumas das ferramentas que acompanham essas soluções de sistema para ordem de serviço incluem assistentes de agendamento inteligente, gerenciamento de peças e inventário, aplicativos móveis que permitem atualizações de qualquer local, históricos detalhados de ordens de serviço, bancos de dados de produtos e muito outros recursos.

Benefícios do software de ordem de serviço

De acordo com um estudo de satisfação de atendimento ao cliente mais de 550 empresas que usam sistema para ordem de serviço obtiveram uma redução de aproximadamente 20% no tempo de inatividade do equipamento e nos custos de materiais, dentre muitos outros benefícios. 

Esses softwares também permitem a manutenção de registros precisos, o que facilita o rastreamento de seu progresso de acordo com suas metas operacionais. Você também pode criar um hub de informações para futuras perguntas sobre um projeto específico.

O que considerar ao selecionar um software para ordem de serviço?

Ao escolher um sistema de gerenciamento de ordens de serviço, há vários fatores importantes a serem considerados, como o nível de habilidade tecnológica dos usuários finais, se o sistema tem um histórico de sucesso em seu setor e se possui um conjunto personalizável de recursos que pode ser configurado para o seu negócio, se as ordens são integradas com processos de estoques, compras, emissão de Nota Fiscal Eletrônica e Contas a Receber.

Depois de decidir sobre a solução de sistema para ordem de serviço mais eficaz, existem várias práticas recomendadas a serem aplicadas em todo o sistema de gerenciamento de ordens de serviço que reduzirão os tempos de resposta, economizarão recursos e ajudarão a controlar a qualidade do trabalho que está sendo realizado. 

O sistema de Serviços ERP da Aoki inclui:

• Ordem de Serviços (campos configuráveis).
• Controle do serviço a executar e executado.
• Lançamento de produtos e serviços com controle de garantia.
• Impressão configurável de ordem de serviço.
• Cadastro de equipamento vinculado a um cliente integrando com a ordem de serviço.
• Possibilidade de geração da ordem de serviço direto do pedido de venda.
• Gestão de contratos de suporte ou manutenção.
• Lançamento despesas e receitas avulsas.
• Controle de contratos de serviços, com regras flexíveis de faturamento, bonificação e reembolso de despesas.
• Fechamento mensal, com geração automática dos faturamentos do período.
• Controle de diversos tipos de contratos.
• Cadastro de contratos com prazo de vigência.
• Renovação automática e atualização de valor
• Cálculo de comissão sobre o contrato.
• Controle de representante associado ao contrato.
• Emissão da nota fiscal de prestação de serviço.

Práticas recomendadas

1. Verifique se todas as solicitações começam com uma ordem de serviço real

Alguns hábitos são cultivados no início de qualquer processo e o primeiro passo para garantir um gerenciamento eficiente da ordem de serviço é criar uma ordem de serviço para cada projeto. 

Parece básico, mas todos sabemos que quando os funcionários estão ocupados eles costumam ignorar protocolos para pequenas solicitações, na esperança de que eles possam resolver o problema ainda mais rapidamente. 

O uso de um processo padronizado de iniciação de ordem de serviço aplicado para tudo, desde uma lâmpada quebrada até uma grande solicitação de manutenção, ajuda a criar um sistema coeso que opera de maneira previsível e confiável em qualquer circunstância.

2. Categorize o tipo específico de fluxo de trabalho

O que acontece nos próximos estágios do processo dependerá em grande parte do tipo de solicitação de ordem de serviço que é criada; portanto, é necessário ter um conjunto bem definido de categorias que facilite a escolha do tipo de trabalho pelos usuários finais.

O software precisa permitir que as alterações sejam feitas sempre que for necessário. A inserção da categoria correta afeta significativamente a eficiência do processo, bem como a eficácia das métricas coletadas.

3. Conclua o processo de aprovação

Para evitar atrasos e complicações, todos os pedidos devem estar sujeitos a aprovação antes da execução e atribuição reais. A aprovação provavelmente dependerá de todos os campos de informações obrigatórios serem preenchidos com precisão, bem como uma revisão para garantir que não haja preocupações adicionais de orçamento ou segurança que precisem ser tratadas antes da atribuição do trabalho. Após a aprovação (ou cancelamento ou solicitação de revisão), uma notificação pode ser enviada para informar o usuário final da alteração de status da solicitação.

4. Atribua acesso apropriado com base nas necessidades

Os direitos de acesso funcionam melhor quando são distribuídos criteriosamente. As soluções inovadoras de um sistema para ordem de serviço criam a possibilidade de gerenciamento inteligente de acesso; você pode criar e manter grupos de usuários aos quais pode ser concedido acesso para modificar determinados componentes da ordem de serviço com base em categorias.

O acesso também pode ser concedido aos usuários finais para funções (como adicionar comentários e visualizar atualizações de status) sem permitir que eles modifiquem as principais funções do pedido.

5. Determine a prioridade

Priorizar suas ordens de serviço é um princípio essencial da eficiência do sistema. É por isso que é imperativo empregar um conjunto padronizado de regras para priorização que leve à consistência durante todo o processo. 

6. Use ferramentas para agendamento

O agendamento é uma das tarefas que mais se beneficia do software inteligente; esses programas têm a capacidade de usar algoritmos para apagar ineficiências e reduzir instâncias de agendamento excessivo. Isso não apenas facilita significativamente o trabalho de um gerente de instalações, como também resulta no uso mais eficiente do tempo dos técnicos. 

7. Atribua e execute com eficiência as tarefas

Uma vez concluído o planejamento preliminar, qualquer sistema precisa ter um mecanismo para executar a ordem com competência. Todas as informações necessárias precisam ser compartilhadas com o técnico ou a equipe designada e instruções claras devem estar disponíveis sobre como prosseguir com o trabalho. As informações devem ser atualizadas automaticamente no sistema para ordem de serviço para fins de rastreamento, para que qualquer usuário autorizado possa ver relatórios de status em tempo real sobre o progresso da ordem.

8. Acompanhe o inventário de manutenção

Os recursos de gerenciamento de inventário fornecem novas maneiras de rastrear de forma inteligente as peças e os equipamentos de serviço. Essas ferramentas eliminam a necessidade de verificar os registros manuais do inventário antes de aprovar uma ordem de serviço, o que permite que os usuários finais sejam notificados instantaneamente se suas solicitações exigirem uma parte ou equipamento que está fora de estoque ou indisponível. 

Um ERP pode até criar automaticamente pedidos de compra de produtos que não estão em estoque no momento. Isso permite que os departamentos das instalações estejam mais bem preparados para a variedade de solicitações que frequentemente recebem.

9. Consolide as informações do produto em um banco de dados

Os bancos de dados do software também podem ser transformados em hubs de informações, onde as partes autorizadas podem ver instantaneamente qualquer informação sobre uma área ou produto já solicitado anteriormente, incluindo um histórico de serviço detalhado, informações sobre garantia, listas de peças e muito mais. 

Antigamente, muitas dessas variáveis ​​tinham que ser localizadas manualmente (geralmente de vários locais diferentes) e revisadas antes da aprovação de um projeto; no entanto, agora todas essas informações podem ser exibidas automaticamente sempre que uma ordem de serviço correspondente for solicitada.

10. Mantenha as partes interessadas informadas

Os usuários se sentem mais confortáveis – e envolvidos no processo de ordem de serviço – quando têm uma ideia de como as coisas estão progredindo. Novos programas podem mantê-los informados quando houver uma mudança ou atualização do seu pedido. Em geral, compartilhar mais com o cliente e ser transparente são práticas que aumentam a satisfação das partes interessadas. 

11. Aproveite os recursos avançados de orçamento

Os sistemas avançados de orçamento são capazes de integrar funções como custos de mão-de-obra e estoque no sistema para ordem de serviço, criando um banco de dados simplificado com números que mudam em tempo real. 

Quando uma ordem de serviço é aprovada e resulta em um técnico fazendo horas extras, fundos adicionais podem ser imediatamente adicionados aos custos de mão-de-obra e refletidos em todo o orçamento organizacional. Da mesma forma, quando pedidos são gerados para novas peças, os custos podem ser compartilhados com o software de contabilidade e o orçamento pode ser atualizado automaticamente.

12. Documente tudo

Quando se trata de gerenciamento de ordens de serviço, quase sempre é preferível obter menos informações. Todos os resultados do processo, dos mais graves aos aparentemente irrelevantes, precisam ser documentados para facilitar a manutenção precisa de registros e melhorias sistêmicas. 

Quando um cliente tem uma experiência positiva com um técnico, quando um acidente resulta em lesão ou quando a peça incorreta foi solicitada, isso deve estar devidamente documentado. 

13. Defina e revise metas

Como qualquer processo de negócios, o gerenciamento de ordens de serviço precisa ter objetivos alcançáveis ​​que possam ser medidos usando dados. Obviamente, para aumentar a eficiência operacional, deve haver avaliações de rotina e revisões de metas. Dessa forma, você também pode desafiar sua equipe a trabalhar de maneira mais inteligente e sincronizada no cumprimento dessas metas.

14. Análise de KPIs

As possibilidades de coleta de dados por meio do uso de soluções de software são surpreendentes, então aproveite tudo o que essas plataformas podem fazer e coloque os dados para trabalhar para você. 

As ferramentas de análise podem analisar as tendências da sua empresa e ajudar a tornar seu departamento mais proativo, e o comportamento do usuário pode ser estudado para fornecer uma experiência mais personalizada ao cliente. Escolha os KPIs que fazem sentido para sua organização e aproveite o poder dos dados em tempo real para fazer avaliações detalhadas sobre o seu desempenho.

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