Por que ter um sistema para assistência técnica?

Adquirir um sistema para assistência técnica pode trazer mais flexibilidade e facilidade na gestão da sua empresa.

A assistência técnica é voltada para manutenção e conserto de aparelhos, equipamentos e máquinas. Com a nova era da informação houve um aumento da aquisição e uso de equipamentos tecnológicos e digitais nas empresas.

Com essa grande demanda, é indispensável que a empresa crie um sistema de assistência técnica organizado para manter as máquinas em pleno funcionamento, sem prejudicar as tarefas diárias e gerar prejuízos lá na frente.

Com um sistema de gestão enxuto é possível controlar melhor as finanças, medir as vendas, verificar as contas a pagar e receber, além de emitir orçamentos e ordens de serviço de forma mais ágil e automática.

Por que é tão importante?

Qualquer empresa que deseja se destacar nesse importante e competitivo mercado, bem como aumentar sua rentabilidade deve pensar em ter um sistema para assistência técnica eficiente.

Se uma empresa não tem controle de todos os pedidos que chegam, orçamentos, prazos e demais especificidades, ela certamente não conseguirá entregar um bom trabalho ou, ao menos, não dentro do prazo estabelecido.

Os atrasos e desorganização podem levar à insatisfação dos clientes que, rapidamente, irão procurar outra empresa para resolver seu problema.

Os clientes estão cada vez mais exigentes e seletivos e, qualquer motivo de insatisfação é o suficiente para procurar outra empresa que ofereça o mesmo serviço que você ou melhor do que você.

Essa é a realidade da concorrência, portanto, considere obter um sistema para assistência técnica agora para oferecer o melhor serviço e facilidade aos seus clientes, além de facilitar o trabalho dos funcionários que podem se planejar melhor conforme aparecem as ordens de serviço.

Um sistema integrado possibilita também a emissão de notas fiscais, boletos e outros documentos importantes para o seu negócio.

Tudo fica salvo em nuvem e é enviado automaticamente para economizar tempo e aumentar a eficiência dos colaboradores que podem focar em outras atividades, menos mecânicas.

Vantagens do sistema para assistência técnica

As principais vantagens do sistema para assistência técnica são as várias versões de módulos do cliente que podem ser utilizados de forma integrada, tais como comercial, estoques, compras, financeiro, CRM, etc.

Como funciona na prática?

O cliente abre um chamado técnico. Assim que é aberto, o sistema de gestão verifica qual técnico está com menos chamados na sua fila de atendimento e define um técnico como responsável.

Um tempo/prazo máximo é estipulado para atendimento deste chamado. O técnico tem acesso a esse sistema e pode acompanhar o andamento de cada serviço a ser executado em tempo real.

O técnico deve preencher informações como tipo de defeito, hora de entrada, resumo das atividades realizadas, requisição de materiais (quando houver) e status da ordem de serviço, que deve ser atualizada quando for iniciada.

Ao finalizar, ele deve atualizar a ordem e marcar como “concluída”, adicionando informações de hora de saída, valor/cobrança (quando houver) e outras observações necessárias.

O sistema é completamente integrado à equipe de vendas, que é concretizada através da emissão NF-e, que por sua vez, já faz o envio da NF por email ao cliente.

Os boletos e dados de contas a receber também são gerados. Pode-se ter acesso aos relatórios e gráficos com dados importantes para medir indicadores de desempenho.

Ao final do serviço, o sistema envia um email para o cliente final informando sobre a conclusão e pedindo avaliação do atendimento e resolução de problemas.

Características e funcionalidades principais

• Contas a pagar: notifica sobre contas a pagar, lista as que estão em aberto.
• Contas a receber: notifica se tem contas para receber, mostra as que estão em aberto.
• Orçamento: criar orçamentos de forma automática e facilitada ao cliente.
• Controle de chamados, serviços, problemas, resultados, impressão da ordem de serviços.
• Emissão de relatórios de clientes, problemas, técnicos, atividades realizadas.
• Definição de metas de controle de qualidade e atendimento.
• Controle de garantias
• Gestão de contratos

Pode-se adicionar arquivos anexos e observações para complementar e detalhar ainda mais cada etapa.

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Você já tem um sistema para assistência técnica? Como isso ajudou sua empresa? Deixe um comentário com suas considerações!