O que é ERP ?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planing”, que traduzindo seria Planejamento dos Recursos Empresariais, o qual vem da ampliação e evolução da sigla MRP (Material Requirement Planing), que era focado unicamente na gestão de materiais, mais especificamente na gestão de fábrica.

A gestão de materiais envolve processos de Compras, e por sua vez o processo de compras tem impacto direto no Fluxo de Caixa da empresa, ou seja, na disponibilidade de recursos financeiros para compras e/ou financiamento de estoques de materiais e insumos produtivos.

Daí a evolução para o ERP, ou seja, sistemas que visam controlar e gerir a empresa como um todo, de forma integrada. Com isso, as decisões são mais interdepedentes entre os diversos departamentos envolvidos, propiciando mais qualidade e agilidade nos processos decisórios.

A característica central de todo sistema ERP é o banco de dados compartilhado que suporta múltiplas funções usadas por diferentes unidades de negócio. Na prática, isso significa que funcionários de diferentes departamentos – por exemplo, Financeiro e Vendas – podem utilizar a mesma informação para necessidades específicas.

O software de ERP oferece, também, alguns relatórios sincronizados e automatizados, que podem ser disparados sem intervenção de um operador, ou através de eventos programados. A execução de tarefas automáticas, com base na ocorrência de determinados eventos são comuns em ERP orientado para processos.

Por exemplo, o fluxo de pedidos de vendas pode ir para o sistema financeiro sem nenhuma operação manual. Assim, o departamento de gerenciamento de pedidos pode processar pedidos mais rapidamente e de forma precisa, e o departamento financeiro pode fechar os relatórios mais rápido. Outra característica comum do ERP inclui um portal ou um painel de controle para auxiliar os funcionários a entender, rapidamente, o desempenho e métricas do negócio.

Atualmente existem duas categorias de Sistemas ERP, os ERPs orientado para operação e os ERPs orientado para Processos.

• O ERP orientado para operação, tal como diz o nome, tem foco em prever e executar todas as operações da empresa, com capacidade média-baixa de integrar diferentes setores e processos.
• O ERP orientado para processos, são ERPs muito mais flexíveis que permitem, além de executar as operações com mais precisão, integrar processos de diferentes setores com extrema eficiência, proporcionando mais velocidade e precisão nos processos empresariais. Isso reflete diretamente em fatores como: redução de custos operacionais, velocidade dos processos e, principalmente, competitividade do negócio.

História do ERP

O termo ERP foi desenvolvido em 1990 por Gatner, mas suas raízes datam da década de 60. Anteriormente, o conceito era aplicado para controle de registros, conciliação bancária e controle do setor de manufatura. Engenheiros de software criaram programas de monitoração de inventário e relatório de status.
Já na década de 70, esses programas evoluíram para o sistema MRP (Material Requirement Planning, conhecido como, Panejamento de Necessidades Materiais) para programar processos de produção.

Nos anos 80, MRP ampliou o seu envolvimento para outros processos dentro da área de manufatura, que foi chamado de MRP-II (Manufacturing Resource Planning, em português, Planejamento de Recursos de Manufatura), no caso, o sistema passou a controlar tempos e custos dos recursos (máquinas, RH) de manufatura.
Na década seguinte, em 1990, esses sistemas tinham crescido além do controle de inventário e de outros processos operacionais para outras funções de backoffice, como no setor financeiro e recursos humanos, evoluindo para a sigla ERP que conhecemos hoje.

Atualmente, o ERP tem expandido sua abrangência para Inteligência Empresarial (BI, Business Intelligence), inteligência Relacional (CRM) e inteligência Logística (WMS/TMS – Gestão de Armazenagem e Transporte de materiais) enquanto, também, envolve funções de front-office, como automação de vendas (Sales Force Automation, SFA), automação da gestão de Marketing e e-commerce.

Com esses avanços de produtos e casos bem sucedidos com o sistema, companhias de várias áreas industriais – de produção em massa até e-commerce – usam solução ERP.

Além disso, a letra “E” em ERP significa empresa e, grandes e médios empreendimentos estão, rapidamente, aderindo aos sistemas ERP. Soluções de software como serviço (modelo de distribuição de software que funciona somente na internet e é usado na forma de serviço, conhecido como SaaS, Software-as-a-Service) hospedado em plataforma de nuvem (Cloud Computing), sendo que existe também uma tendência forte de ir para o modelo SaaS On Demand (Sob Demanda), onde o cliente paga somente pelo recurso que utiliza, podendo aumentar ou diminuir o uso ao longo do tempo. Desta forma, os preços são ajustados de acordo com o uso.

As Soluções no modelo SaaS proporcionam uma série de vantagens a empresa, entre elas podemos citar:

• Utilização de infra-estrutura robusta e extremamente sofisticada, com redundância de 100% dos componentes de servidor e componentes externos como: energia, link de internet, ar condicionado; sendo que nessa estrutura paga-se somente o que for utilizado, como serviço mensal.
• Despreocupação com recursos de TI e infra-estrutura para suportar o processamento do ERP com segurança, além de ser escalável.
• Acessibilildade ao Sistema ERP de qualquer lugar onde se tenha internet banda larga e segurança de uso.
• Serviços de Suporte, Novos Releases e Novas versões do Sistema ERP inclusos na mensalidade
• Serviços de atualização, que normalmente envolveria o custo de um consultor por um ou mais dias, também incluso na mensalidade
• Custos de Licenças de Servidos, Licenças de acessos, sistemas operacionais dentro do pacote.

Como resultado, empresas de todos os tamanhos e uma vasta quantidade de indústrias estão fazendo a transição para o sistema de ERP em nuvem.

Quando você leva em consideração todos os benefícios desse sistema, é fácil perceber como ele se tornou tão popular e o motivo de um grande crescimento em um curto período de tempo.

O Valor do ERP no Negócio da Empresa

Como base, ERP ajuda funcionários a desenvolver seu trabalho de forma mais efetiva quebrando barreiras e conectando unidades de negócio. Mas especificamente, um sistema ERP:

• Permite a visão global e em tempo real dos dados da empresa, possibilitando as companhias a resolver rapidamente os problemas internos e gerar melhorias contínuas nos seus processos.
• Melhora a gestão financeira, dentro das melhores práticas de mercado, proporcionando melhor controle dos custos e redução de riscos;
• Automatiza as operações críticas do negócio, reduzindo riscos de erros operacionais, além de elevar o nível de eficiência nas operações, com um custo operacional otimizado;
• Permite um serviço de maior qualidade aos clientes, gerindo desde o processo de prospeção, da venda, da entrega, do relacionamento pós-venda e do processo de cobrança financeira, tudo isso de uma forma rastreável, gerando um rico histórico empresarial.
• O mundo atual exige das empresas velocidade, pontualidade, custos baixos, qualidade de classe mundial e uma experiência relacional que surpreenda as expectativas do cliente, desta forma, o uso de um bom Sistema ERP é simplesmente fundamental para dar suporte a todos estes requisitos.
• Propicia maior longevidade, continuidade e previsibilidade à empresa, refletindo no valor do próprio negócio.

Quando você considera essas vantagens, o valor do ERP – principalmente o sistema de nuvem ERP – é irrefutável. Com uma solução ERP, funcionários tem acesso para verificar informações que permitem ajudá-los a tomar decisões mais facilmente, de uma forma ágil e segura. Não apenas isso, mas os softwares ERP ajudam a eliminar dados, processos e informações redundantes, reduzindo drasticamente os custos gerais do negócio.

Devo Implementar um ERP na minha empresa?

Se você pensa em ter um negócio para crescer e durar, a implementação de um Sistema ERP para dar suporte ao negócio é fundamental, mais do que isso, é a base para o crescimento sustentável do negócio.

A adoção de um sistema envolve a otimização dos processos da empresa, provendo mais segurança e valor para o cliente, para o funcionário e para os acionistas do negócio. Afinal, quantas horas do dia são consumidas apenas realizando processos básicos de organização e gestão administrativa no cotidiano?

Provavelmente o tempo é maior do que deveria. Difícil saber um valor exato, mas se for fazer um cálculo aproximado, você perceberá que se gasta mais tempo em atividades de baixo valor agregado, e muito pouco tempo em atividades de alto valor agregado. Pergunta: O que aconteceria com o negócio se invertêssemos esta alocação?

Portanto, implementar um sistema integrado de gestão empresarial fará com que voce tenha mais tempo para atividades de maior valor agregado, ou seja, ter mais foco em atividades que elevem o resultado do negócio, gerando mais lucro e crescimento.

Vantagens no uso de um Sistema ERP:

De fato são muitas, mas diria que ela é maior na medida em que a empresa necessita de maior controle e informações precisas e ágeis nas tomadas de decisões. Normalmente a ida para um sistema ERP se deve às seguintes dimensões principais:

• Complexidade dos processos operacionais
• Aumento no volume de transações
• Velocidade e precisão dos procesos operacionais
• Otimizar processos e redução de custos

Da mesma forma que os carros vêm ganhando novos e sofisticados indicadores, propiciados pelos “computadores de bordo”, um Sistema ERP é hoje o braço direito que seu negócio tanto precisa para poder performar. Ele possibilita inúmeras vantagens ao empresário e dentre elas podemos citar:

Visão expandida de todos os setores

Para não correr o risco de acabar se atrapalhando em meio a um mar de números, dados, quantificações e relatórios de gestão que são gerados pelo sistema para manter a ordem e informar constantemente e em tempo real sobre todas as transações de entrada e saída de materiais e/ou serviços realizados.

O cruzamento de informações permite olhar estas transações com maior amplitude e profundidade, produzindo visões de alto valor nas tomadas de decisões. Hoje o uso de “planilhas dinâmicas”, estão deixando para trás os velhos relatórios estáticos.

Integrando todas as áreas da empresa

O sistema integrado ERP permite integrar as diferentes áreas da empresa, criando uma avenida única onde as informações irão percorrer, integrar e se disponibilizar a todos os departamentos que estejam conectados nesta avenida.

O sistema reduz retrabalhos, duplicidades de dados, incoerências entre as mesmas informações em diferentes departamentos, morosidade no acesso ou inacessibilidade a determinadas informações, provendo mais velocidade ao negócio, que oferece mais vantagem competitiva. Neste quesito o uso de um Sistema ERP orientado para processos é fundamental para maximizar esta integração.

Segurança nas operações diárias

Informações mais precisas, disponibilidade em tempo real, maior precisão e qualidade, são elementos fundamentais para que o gestor tenha segurança na condução e realização das operações diárias.

Tendo informações sobre sua capacidade de atendimento e da disponibilidade de caixa é possível o investimento em operações de forma mais segura.

As pequenas empresas normalmente usam a informalidade nos processos para ganho de velocidade operacional, a consequência disso são os riscos na rentabilidade real do negócio, que nem sempre é percebida pelo empresário.

Trazendo funcionários para o meio estratégico

Na medida em que ganha agilidade e elimina os processos mais lentos e retrabalhos, é possível ir tirando o colaborador de tarefas mais operacionais de baixo valor agregado, levando-o para tarefas mais gerenciais, com enfoque mais estratégico, de altíssimo valor agregado.

Por outro lado, ao trazê-lo para um ambiente mais estratégico você estará elevando a motivação do colaborador e esta motivação é um grande impulsionador para levar a empresa ao crescimento.

Acabando com o retrabalho

Quando você integra informações e processos departamentais em um único banco de dados, automaticamente você elimina retrabalhos e a eliminação destes retrabalhos produz aumento na produtividade dos funcionarios da empresa, que leva a um menor custo operacional e maior competitividade do negócio no mercado.

Reduzindo custos, aumentando lucro

Como consequência do aumento na produtividade você pode otimizar os processos da empresa. Isso significa fazer muito mais com menos recursos, e como os recursos refletem em custo para empresa, ao utilizar menos recursos para a mesma produção, você estará reduzindo custos e aumentando o lucro.

Empresas enxutas e eficientes estão sempre mais preparadas para as mudanças de mercado,  crises econômicas e ainda possuem mais agilidade para crescer.

Auxílio com relatórios (acesso mais rápido às informações)

Com o uso dos sistemas ERP você tem acesso em tempo real as informações transacionais da empresa, mais do que isso, permite cruzar dados de diferentes departamentos ou dimensões a qualquer tempo, de uma forma ágil, e flexível, com isso as decisões se tornam muito mais rápidas e muito mais assertivas. Como diz o velho ditado, se você conta com boa matéria-prima, você poderá produzir produtos com mais qualidade.

Sistema que eleva a eficiência dos gestores

Além de ajudar a planejar, organizar, dirigir e controlar o seu negócio, um Sistema ERP pode contribuir para que a empresa caminhe rumo ao crescimento. Incorporando mais eficiência à organização, a tecnologia se coloca como grande aliado para que as empresas possam crescer de forma sustentável.

Custos de Implantação do ERP

Hoje ainda os custos elevados na implantação de um ERP tem sido um dos maiores desafios das empresas desenvolvedoras, que buscam continuamente reduzir estes custos, utilizando-se de “pré setups” ou seja, de pré-configurações segmentadas por área de negócio, mas ainda assim, nem sempre isso produz os resultados esperados.

A busca pelo ótimo, unindo uma elevada aderência aos processo do negócio, e um custo mais baixo de implantação é sem dúvida um dos grandes desafios deste mercado.

De qualquer forma, a melhor recomendação, não seria investir ou não investir, mas sim investir mais na medida em que produza mais retorno, ou seja, investir 1 milhão para retornar 10 milhões sempre valerá a pena, ao passo que investir 1 mil, e não ter nenhum retorno, sempre será um péssimo investimento.

O ERP na Pequena Empresa

O uso do ERP em pequenas empresas tem avançado muito, pois hoje já existem disponíveis no mercado excelentes ERPs com foco em pequenas empresas, mas boa parte deles são orientados para operações, e alguns poucos orientados para processos.

O pequeno empresário vem percebendo que ERPs engessados e/ou mais simples não resolvem os problemas da empresa, muito pelo contrário, proporcionam mais descontrole, ou uma ineficiência grande nas operações.

De fato, o uso de ERPs mais engessados estimula a empresa no uso de sistemas alternativos, como planilhas eletrônicas ou mesmo processos informais, não controlados, elevando o risco do negócio.

Por mais paradoxal que seja, o pequeno empresário se utiliza muito mais de procesos personalizados como forma de ganho de eficiência ou para elevar o seu diferencial. Com isso, as implantações do ERP tendem a ser mais customizadas, ou seja, com custos mais elevados.

A solução neste caso, é escalonar a implantação no tempo, ao invés de fazer um completo em 6 meses. A melhor solução seria escalonar ao longo dos anos, pois permite avaliar e amadurecer os processos, evitando perda de investimento com customizações desnecessárias ou de baixo valor agregado.

De qualquer forma, por ter seu diferencial em processos personalizados, o uso de implantação que permite personalização é um fator a ser considerado no caso das pequenas empresas, de forma que ele possa ter velocidade e competitividade através do suporte de um bom Sistema ERP.

ERP orientado para operação x ERP orientado para processos

Atualmente podemos categorizar os ERPs em duas classes, os que são orientado para operação, que é a grande maioria, e os que são orientados para processos.

Os ERPs orientados para operação são focados em atender um determinado conjunto de tipos de operações padronizadas, são parametrizáveis, mas não são customizáveis, por isso são pouco flexíveis na aderência a processos personalizados, normalmente são segmentados, ou seja atendem bem um determinado segmento, mas outros nem tanto. Podemos delinear as seguintes caracteristicas principais:

• Não são customizáveis, portanto tem baixa aderência a processos específicos
• Tratam bem operações de um determinado segmento, e pouca capacidade de aderir aos demais
• São mais engessados ou padronizados, portanto tem uma implantação mais rápida, com custo menor
• Por serem pouco flexíveis, têm dificuldade de acompanhar as mudanças da empresa, e portanto tem longevidade bem menor que os ERPs orientado para processos.
• É comum depois de um tempo a empresa trocar de ERP, principalmente quando alguns controles críticos começam a ser feitos por sistemas paralelos, como as conhecidas planilhas excel, que no tempo culmina na perda de controle de processos críticos, gerando perdas para o negócio.
• Pelo fato de não serem flexíveis, não tem muita capacidade de controlar e integrar processos em um nível mais exigente de profundidade
• Apesar do investimento ser menor, o resultado é menor também, neste caso a empresa tem que medir qual o maior peso, se o valor a investir na implantação ou se o resultado de controle objetivado.

Os ERPs Orientados para Processos exige que o ERP tenha uma plataforma tecnológica que permita desenvolver novas funcionalidades, ou mesmo, alterar as funcionalidades existentes. No caso, estes ERPs tem uma plataforma de desenvolvimento toda orientada para eventos, ou seja, determinada ocorrência de um evento pode disparar uma tarefa e/ou um processamento de forma automática e em tempo real.

Parte-se do princípio que não existe uma empresa igual a outra, mesmo que seja do mesmo segmento, e ainda, considerando o cenário “Brasil” isso se torna um fator bem crítico, pois o empresário brasileiro gosta e precisa customizar seus processos, pois este é um item importante de vantagem competitiva. Na verdade, quanto menor o negócio maior é a necessidade deste recurso.

Esta categoria de ERP são extremamente flexíveis e tem como ponto forte a elevada aderência a processos específicos do negócio, e portanto, permitem que a empresa tenha níveis elevados de eficiência operacional de uma forma sustentável e controlada.

Em tese, isso significa maior produtividade, ou melhor, menor custo operacional, mais velocidade e qualidade nas decisões e mais chances de performar e crescer.

Podemos desta forma listar alguns itens que caracterizam os ERPs orientados para Processos, como:

• Permite controlar processos específicos do negócio, por serem customizáveis
• São muito flexiveis, por isso atendem a um número bastante variados de segmentos
• Permite as empresas terem uma integração fina entre setores e ter um controle preciso de cada processo do negócio
• Por serem flexíveis, são softwares com elevada lomgevidade, justamente pelo fato de poder acompanhar as mudanças de processo e crescimento da empresa.
• Tem custos de implantação normalmente mais elevados, podendo navegar entre projetos com cusos mais baixos, com pouca customização, ao mais elevados, com muitas customizações, ou seja, o empresário tem a opção de investir menos, ou investir mais na medida da sua necessidade e capacidade de investimento.

A evolução dos Sistemas ERPs e a Inteligência Artificial

A evolução dos Sistemas ERPs passa pelo uso da Inteligência Artificial para ajudar o empresário e ao próprio ERP nas tomadas de decisão, onde o cruzamento dos dados históricos com as melhores práticas de mercado pelos robôs cognitivos permitirá uma maior inteligência empresarial nos fluxos de decisões do ERP.

Hoje já existem soluções focadas na gestão de materiais, onde o uso da Inteligência Artifical nos processos de compras têm reduzido substancialmente os níveis de estoques, através de uma assertividade muito maior nos processos de compras.

A ampliação do uso da Computação Cognitiva nos procesos de implantação do ERP também é uma tendência, visto que hoje um dos maiores entraves na aquisição de um ERP são os custos de implantação, ainda elevados, justamente pela compexidade desta tarefa.

Fonte: http://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/what-is-erp.shtml