Ferramentas digitais essenciais para manter a sua produtividade em home office

Ferramentas digitais. O trabalho em home office é uma nova realidade que está sendo vivida por muitas pessoas. Devido a necessidade de afastamento social, muitos estão tendo que se adaptar ao trabalho em casa e precisam manter a produtividade.

Tudo isso pode parecer complicado especialmente nos primeiros dias, tendo em vista o novo ambiente e todos os estímulos de estar em casa.

No entanto, algumas ferramentas são importantes aliadas para manter a produtividade durante o home office.

Pensando em te ajudar, separamos algumas dicas que podem contribuir não só para a sua performance, mas também para toda a equipe.

Trello (Organização de tarefas)

O Trello é uma boa ferramenta para quem executa trabalhos em grupo e precisa gerir os times. Sendo interessante por possibilitar que as tarefas sejam destinadas aos grupos, com meta de horário para terminar a atividade.

Assim, todos os envolvidos precisam atuar no que lhe cabe, para que a tarefa seja entregue dentro do prazo estipulado. O que obviamente contribui para que toda a equipe possa se integrar, e com isso a produtividade não caia no período de home office.

Além disso, o Trello é uma plataforma extremamente visual. Por isso mesmo é muito fácil de se adaptar a ele, para garantir a produtividade em alta.

Google Hangouts (Reuniões remotas)

Não conseguir se comunicar com a equipe é um problema. Principalmente porque as mensagens de texto podem ser lidas com qualquer entonação, gerando dificuldades de interpretação, atritos e falhas na comunicação.

Por isso, é muito importante que a equipe possa se reunir com a frequência necessária, utilizando estas ferramentas de comunicação. Ela possibilita não só a chamada de vídeo entre todos os integrantes da equipe, como também o compartilhamento de tela.

Assim, é possível interagir de maneira que um possa intervir no trabalho do outro, e com isso a equipe atua em conjunto. O que contribui para a produtividade em home office ser semelhante com a habitual no escritório.

Nesta mesma categoria de ferramentas de “Conference Call”, existem várias que podem ser utilizadas conforme o tipo de necessidade, a saber: Google Meeting, Zoom, GotoMeeting, Skype, Whereby, etc.

Por incrível que pareça, o uso destas ferramentas tornam as reuniões mais produtivas, justamente porque elas tendem a caminhar numa linha bem mais objetiva, do que o modo presencial, que normalmente divagam muito, além do que elimina os tempos de deslocamentos até o local da reunião, que em grandes metrópoles são muito elevados em relação ao tempo útil.

Chrome Remote Desktop (Acesso remoto)

Uma das dificuldades de trabalhar home office é perder o acesso a dados que estão disponíveis somente no computador da empresa.

Usando o Chrome Remote Desktop você pode acessar os arquivos e pastas do seu computador de trabalho mesmo estando em casa.

O que dá muito mais praticidade para ter acesso a todos os dados do seu computador de trabalho, independentemente de onde você esteja.

Evitando que seja impossível trabalhar sem os dados, ou que você precise ir até a empresa para acessar os arquivos que te interessam.

Google Drive (Armazenamento em nuvem)

Excelente para compartilhar os trabalhos executados, o Google Drive permite que todos os autorizados façam as alterações necessárias nos documentos.

Gerando um histórico de alterações que auxilia a equipe a trabalhar em conjunto e entregar as atividades necessárias. Permitindo que todos os arquivos sejam concentrados em uma só ferramenta.

Por possibilitar as alterações, o documento compartilhado é uma boa maneira de anotar pautas para reunião de maneira que todos participem.

Da mesma forma, existem várias opções de unidades de armazenamento em nuvem que podem atender a variadas necessidades, seja em espaço, controles, e forma de acesso, a saber: dropbox, iCloud (apple), oneDrive (microsoft), Box, pCloud, etc.

A maioria das ferramentas permitem você sincronizar uma pasta local, no seu computador, com uma pasta em nuvem, o que facilita em muito o acesso aos arquivos.

Pocket

Esse é um aplicativo que te ajuda a se manter atualizado sobre tudo que envolve a sua área de atuação, o que é muito positivo para todo profissional.

Sabe quando você está trabalhando e recebe um link ou vê algo que gostaria de ler, mas não pode naquele momento? O Pocket funciona para celular e extensão do Chrome, possibilitando que você armazene o link, vídeo ou texto e acesse facilmente depois.

Assim você não perde sua produtividade ou algo que te interessou. Basta armazenar e voltar logo após terminar o trabalho, ou durante sua pausa para almoço, e conferir tudo que atraiu a sua atenção.

Coggle

Quem trabalha com criatividade sabe o quanto pode ser difícil o processo de desenvolver uma ideia. Em geral, a ideia vem em forma de fragmentos, ao pensar em tudo que se refere ao conteúdo que deseja produzir.

Por isso mesmo, o Coggle é um grande aliado. Ele é uma ferramenta que possibilita criar mapas mentais e inserir imagens no mapa. Além disso, é possível convidar outras pessoas para colaborar com a sua criação.

Assim, equipes de criativos podem atuar home office e fazer brainstorm por exemplo, usando o Coggle e inserindo informações que vão ajudar no desenvolvimento do trabalho.

Por ser muito visual e permitir adição de imagens para a formação de um mapa mental mais completo, ele é uma ótima ferramenta de trabalho além de ser gratuito.

Cuidado com o excesso de ferramentas

Escolha algumas ferramentas para usar, considerando o tipo de trabalho que irá executar, e também qual a sua necessidade e facilidade de adaptação.

Quando a ferramenta tem estímulos demais e você gasta muito tempo se organizando dentro dela, a produtividade cai.

Por isso mesmo, se você trabalha sozinho ou é um gestor que busca ferramentas para sua equipe, não incentive o uso de múltiplas plataformas.

Tendo em vista que isso poderá atordoar o trabalho ao invés de ajudar. Ter várias páginas abertas e todas elas piscando com notificações, e requerendo atenção, diminuem os resultados.

Organize o ambiente

Quando falamos em melhorar a sua performance e manter a produtividade em alta, não é possível atingir resultados sem uma boa organização do espaço.

Mesmo que você use todas as ferramentas que indicamos, se não dedicar uma parte do seu tempo a organização, provavelmente vai perder desempenho.

Portanto, você precisa posicionar seu local de trabalho, pensando em iluminação adequada e conforto. Procure uma cadeira que te dê uma boa posição para sentar, em um lugar mais reservado de sua casa ou apartamento.

Evitando que no caso de precisar fazer chamadas de vídeo, você fique sendo interrompido pelas pessoas que moram contigo. Ou que barulhos de vizinhos atrapalhem sua performance.

Além disso, o ambiente mais organizado e confortável, permite uma performance parecida com a do escritório. Evitando que você termine o dia com dores no pescoço e ombros por estar desconfortável.

Com todas essas dicas em ação, seu trabalho em home office terá uma eficiência maior. E você poderá posteriormente, aproveitar esse espaço de trabalho para estudar quando já não precisar mais fazer home office. Evitando que o espaço montado fique ocioso ao longo dos meses.

Um Mundo mais Digital

O mundo caminha rapidamente para ser mais digital, onde você não precisa mais ir a algum lugar para poder comprar, se reunir, visitar ou mesmo trabalhar, ou seja, a grande maioria das atividades técnicas e administrativas poderão ser feitas de qualquer lugar que tenha internet disponível.

Ir para um escritório para poder trabalhar, aos poucos vai se tornando coisa do passado, ou seja, não precisarei mais ir, mas apenas acessar o escritório virtual para poder exercer as minhas atividades.

O mercado de e-commerce vem crescendo abruptamente, assim como os grandes Marketplaces, como Amazon, Americanas, Mercado Livre, Magazine Luiza. Ou seja, o comércio eletrônico em pouco tempo dominara as compras no mundo, e o Covid 19 acelerou este processo, não somente para compra de eletrônicos e móveis, mas também de alimentos e bebidas.

A Transformação Digital das empresas é algo inevitável e eminente, ou seja, as empresas passarão por um processo intenso de digitalização dos processos, e isso dará mais velocidade as transações, tornando a comunicação da empresa com o mundo externo cada vez mais online e real time.

O trabalho em casa, ou Home Office, parece ser uma realidade que veio para ficar, e isso gera um impacto social muito grande, pois as interações mais presenciais tendem a ficar cada vez mais rara, e veja, que isso vem de encontro a necessidade dos negócios serem mais ágeis e mais online, pois as reuniões online tem horários mais flexíveis, são mais objetivas, e podem acontecer com muito mais frequência, muitas vezes sem a necessidade de agendar, basta conectar se a internet, convidar os participantes, e começar a falar.

Bem-vindo ao Século XXI, bem-vindo ao mundo Pós Convid 19.

---

Quer mais? Baixe o nosso ebook gratuito com dicas de gestão de fluxo de caixa em tempos de crise, acesse: https://materiais.aokisistemas.com.br/lp-ebook-dicas-gestao-fluxo-de-caixa