Para micro e pequenas empresas
que buscam o crescimento de forma estruturada e organizada
O E2Access é um Sistema de Gestão Empresarial – ERP (Enterprise Resource Planning) voltado para micro e pequenas empresas enquadradas no “Simples Nacional” e que buscam o crescimento de forma estruturada e organizada. Atende empresas do segmento industrial (MRP I), de distribuição e prestação de serviços.
Este serviço tem ótima aplicabilidade em empresas que estão em fase inicial ou buscam crescimento, que colocam a organização como pré-requisito para sustentar o seu desenvolvimento.
Apresentação
Desenvolvido pela AOKI Inova, o E2Access concilia tecnologia orientada para resultados, com baixo custo de aquisição e implantação, além de maior flexibilidade e controle operacional.
O E2Access é fornecido exclusivamente na modalidade SaaS (como serviço) e é instalado dentro da plataforma Cloud Computer (em nuvem) de alta disponibilidade, o que propicia baixo custo de implantação e manutenção, com muito mais segurança nas informações.
Ao contrário da grande maioria das ofertas de sistemas pela internet que oferecem um sistema simples e padronizados, o E2ACCESS está preparado para atender empresas com processos que exijam mais complexidade e personalização nas suas regras de negócios.
O E2Access se mostra mais simples na sua forma de uso, mas é rico em funcionalidades quando comparado a outros ERP da mesma categoria. Trata-se de uma plataforma robusta, pronta para acompanhar o crescimento da empresa.
A AOKI Sistemas é uma empresa com mais de 33 anos no mercado e é considerada hoje uma das principais empresas de tecnologia do estado de São Paulo e também do restante do país, abraçando os segmentos PME e MPE.
Sobre o E2ACCESS
O E2Access foi projetado para atender as micros e pequenas empresas do “Simples Nacional” que precisam de uma base informações estruturada, que forneça um gerenciamento eficiente e completo do negócio. Os grandes diferenciais do E2Access foram desenvolvidos em função da necessidade e expectativas deste mercado.
Projetado para atender Micro e Pequenas Empresas no Simples Nacional
E-CRM integrado para gestão de Atendimento e Oportunidades de vendas (pipeline)
Modelo inovador, personalizável, sem custo de licença e baixo custo de implantação
Estruturado na mesma plataforma do E2CORP, acompanhamento sem perda de dados ou configurações
Sistema com opção de personalização para processos específicos do negócio
Disponibilizado em nuvem (Cloud Computer), o sistema tem acesso rápido de qualquer lugar que tenha internet disponível
O cronograma de implantação respeita a velocidade e a limitação da estrutura do cliente
O E2Access é desenvolvido em cima da plataforma “E2” com tecnologia exclusiva da AOKI.
Conta com diferenciais importantes para empresas que pretendem crescer e evoluir para uma gestão mais fina dos processos, como por exemplo:
- Modulo de Produção MRP-I completo e integrado
- Módulo de e-CRM para gerenciamento de até 2 processos independentes, já pré setado com alguns exemplos para fácil ativação
- Funcionalidades nativas testadas em ambientes complexos de operação, visto que este produto é derivado do ERP E2CORP, que já tem 10 anos de evolução contínua em diversos segmentos
- Poderoso gerador de relatórios totalmente integrado ao ERP
- Interface agradável e intuitiva, reduzindo resistências internas, e potencializando a produtividade interna
- Possibilidade de incluir customizações de baixa e média complexidade
O E2Access surge para ser o ERP definitivo das pequenas empresas, pois além da sua flexibilidade, permite um acompanhamento contínuo, salvando os investimentos e o histórico de dados gerenciais da empresa.
O E2Access busca trazer as melhores práticas de mercado para as empresas em crescimento, com uma tecnologia que permite essa transição de forma gradual, acompanhando-a no processo de crescimento, o que qualifica este sistema como um dos ERPs mais flexíveis do mercado!
O Mercado
A solução E2Access se propõe a atender:
- Empresas que ainda estejam enquadradas no regime Simples Nacional;
- Empresas do ramo de Serviços, que precisam controlar ordens de serviços, contratos, atendimentos, emissão de NFSe;
- Empresas do ramo de distribuição e revenda de produtos, que precisam controlar estoques, processos de compras, a carteira de pedidos, e emissão da NFe;
- Empresas do ramo industrial, que precisam documentar a estrutura e custos de produtos, gerenciar planos e ordens de produção, estoques de matérias-primas, etc;
- Empresas recém criadas, mas com boa visão organizacional;
- Empresas pequenas com visão gerencial ainda em fase de amadurecimento.
Estas empresas cada vez mais tem se posicionado dentro de um cenário de alta exigência, tanto no aspecto fiscal, quanto do mercado propriamente dito, já que, via de regra, estão inseridas numa cadeia logística que tem regras e exigências bastante rígidas.
Tecnologia
O ERP E2Access foi desenvolvido em cima da mesma plataforma do E2Corp, chamado de plataforma “E2”, a qual, atualmente, está na 6ª geração.
A AOKI Inova desenvolveu um conjunto de recursos, denominado de Tecnologia E2®, que tem como objetivo principal prover uma base tecnológica robusta, em que possam ser desenvolvidos todos os módulos funcionais e ferramentas de customização.
Diferentemente dos ERPs disponíveis no mercado de MPE, que não tem possibilidade de customização, o E2Access tem o diferencial de atender as particularidades de cada negócio.
Partimos da premissa que toda tecnologia tem que agregar valor à ferramenta e deve, necessariamente, ser orientada para os processos. Uma ferramenta que permita mais aderência aos processos da empresa, reflete em mais eficiência operacional.
As micros e pequenas empresas são organizações em constante mudanças nos seus processos e no negócio, e isso exige que o ERP tenha grande flexibilidade para acompanhar essas mudanças a um custo que seja viável para o fluxo de investimento projetado pela empresa. Assim sendo, a “flexibilidade” é um fator crítico de sucesso para um ERP nestas empresas.
Módulos de Sistema
Estrutura Base
- Acesso aos módulos e comandos via botões Touch, onde em Cloud permite o uso em equipamentos tipo iPAD iOS ou Android.
- Painel de favoritos onde o próprio usuário define seu workflow de uso, provendo ganhos em produtividade.
- Acesso ao site E2CORP, exclusivo para os usuários E2CORP, disponibilizando notícias, novidades, dicas, agendas de treinamentos, etc.
- Barra de botões a esquerda para acesso aos módulos do sistema.
- Barra de botões superior para acesso aos favoritos do usuário.
- Barra de botões a direita para acesso as ferramentas de produtividade.
- Ao centro acesso ao Site E2CORP.
Cadastro
- Tabelas gerais e gerenciais.
- Clientes, fornecedores e funcionários (vendedores, representantes, compradores).
- Informações para vendas, como: convênios, bancos, feriados, formas e condições de pagamento e transportadoras.
- Informações tributário-fiscais e regras de incidência.
- Informações para controle de materiais, como: unidades de controle (compra, estoque e vendas), grupos de produto e controle de grade.
- Contatos gerais e agenda corporativa.
- Gerenciamento de documentos e imagens.
- Outras Tabelas: natureza fiscal, classificação fiscal, grupo de tributação, grupo de produtos, classe de clientes e fornecedores, transportadoras, regiões, CNAE, etc..
- Recursos específicos para cada usuário: contatos, e-mails, agendas, alertas (lembretes).
Vendas
- Orçamento de Produtos e Projetos.
- Funil de vendas, permitindo a monitoração precisa do PIPE e Forecast de orçamentos em andamento.
- Vendas por pedido / telemarketing.
- Tabela de preço por clientes (contrato de fornecimento).
- Tratamento de pedido de produtos fabricados sob encomenda.
- Emissão e controle de orçamentos e pedidos de venda.
- Função follow-up para controle e acompanhamento de histórico de orçamentos e pedidos.
- Análise do perfil financeiro do cliente (últimas vendas, limite de crédito, valores em aberto e estatísticas diversas).
- Tratamento de lotes no processo de vendas.
- Acesso integrado ao módulo de produção, para sistemas do tipo “Make-to-Order”, onde é possível enxergar as ordens de produção geradas pelo pedido de venda, mais do que isso, enxergar o status da ordem, e apontamentos realizados.
- Integração com financeiro, mesmo de pedidos ainda não faturados, para projeção de fluxo de caixa, provendo maior visibilidade ao financeiro.
- Tratamento de comissões por produto, ou por forma de pagamento, com apuração pela venda ou pelo recebimento efetivo.
- Impressão de notas fiscais, boletos ou carnês (crediário próprio), além da emissão da nota fiscal eletrônica (apenas emissão ou emissão e armazenamento)*.
- Tratar operações de devoluções, remessas, venda de imobilizados, etc.
- Consulta on line aos estoques por local, com visibilidade também dos empenhos e de pedidos de compra em andamento.
- Tratamento de lista negra de clientes.
Nota Fiscal Eletrônica
- Armazenamento da Nota Fiscal Eletrônica (XML) automático em data center administrado pela AOKI, com acesso ás Notas via Portal. Estas Notas ficam armazenadas pelo período legal de 5 anos.
- Impressão automática do DANFE após aprovação da SEFAZ/UF.
- Envio automático do DANFE e Nota Fiscal Eletrônica (XML) ao destinatário (cliente).
- Painel web para consultas de nota fiscais emitidas, acompanhamento e verificação dos status das notas fiscais emitidas e processamento e verificação do XML de entrada (notas fiscais recebidas); Totalmente integrado ao ERP.
Administração de Vendas
- Cadastro de clientes.
- Acompanhamento do perfil de consumo dos clientes.
- Tabela de naturezas de acompanhamento (configurável).
- Criação de tabelas de preços promocionais com validade por determinado período.
- Controle de recebimento por cheques.
- Cadastro de funcionários – limites e autorizações (alçadas para aprovação de vendas e limite de descontos).
- Gestão de comissão, cujo fechamento pode integrar Contas a Pagar, ou Conta Corrente do funcionário, ou gerar um débito direto na conta corrente da empresa.
- Apuração de ICMS (crédito e débito), IPI, PIS e outros.
- Relatório de clientes: geral, devedores, e com crédito.
- Controle de Vendas por: período, cliente, cartão, convenio e fabricante.
- Relatório de apuração do IPI.
- Relatório gerencial de vendas: por produto, por vendedor e por grupo.
- Resumo de vendas.
- Curva ABC dos produtos.
- Lucratividade de vendas.
- Ranking de vendas por cliente, por produto, por grupo.
Serviços
- Ordem de Serviços (campos configuráveis).
- Controle do serviço a executar e executado.
- Lançamento de produtos e serviços com controle de garantia.
- Impressão configurável de ordem de serviço.
- Permite o cadastro de equipamento, máquina ou veículo vinculado a um cliente, já integrando com a ordem de serviço.
- Possibilidade de geração da ordem de serviço direto do pedido de venda.
- Gestão de contratos de suporte ou manutenção.
- Lançamento despesas e receitas avulsas.
- Fechamento mensal, com geração automática dos faturamentos do período.
- Controle de diversos tipos de contratos.
- Cadastro de contratos com prazo de vigência.
- Renovação automática e atualização de valor
- Cálculo de comissão sobre o contrato.
- Controle de representante associado ao contrato.
- Emissão da nota fiscal de prestação de serviço.
Estoques
- Produtos revendidos, fabricados, matérias primas, serviços interno e por terceiros.
- Controle de insumos.
- Tabela de preços (Até 4 tabelas) e comissionamento por item
- Fornecedor preferencial, histórico dos fornecedores do produto e registro das negociações.
- Diversos parâmetros do PCP, como controle de lotes.
- Multi estoques e multi locais de armazenamento.
- Entrada e devolução de produtos integrado ao contas a pagar.
- Entrada e emissão de Nota fiscal de Importação
- Entrada de Nota Fiscal via arquivo XML (NF Eletronica)
- Transferências de estoques entre locais, com possibilidade de emissão de Notas Fiscais
- Cálculo de mínimo e máximo com base em demanda e ponto de reposição
- Cálculo do Giro mensal dos produtos
- Registro de todas as movimentações (kardex) dos produtos.
- Transferências de Custos para rateios de despesas de Importação e Fretes
- Solicitação de Faturamento, permite que a logística empurre o faturamento
- Controle de inventário, com até 3 contagens com confirmação automática Controle de lotes com saídas pelo padrão Fifo e Vencimento (Rastreabilidade)
- Controle de estoque contábil, financeiro e físico.
- Requisição interna.
- Cálculo de curva ABC.
Compras
- Cálculo automático da necessidade de compras pela curva ABC, ponto de reposição, estoque mínimo e máximo e ordens de compras.
- Cálculo de necessidades em função de demanda gerada por pedidos de Vendas, ou por vendas realizadas
- Cadastro e geração de solicitações de compras a partir da demanda.
- Aprovação de solicitação de compras.
- Agrupamento de solicitações de compras para fins de cotação e pedido
- Cotação de compras com cálculo a valor presente.
- Cotação de itens por fornecedor (pré cotação).
- Controle de negociações pré-cadastradas (contratos de fornecimento).
- Estabelecimento de Limites de Compras por Grupo de Compras e/ou por comprador
- Análise de cotação pelo preço, prazo ou condição de pagamento.
- Recebimento com base nos pedidos de compras.
- Formação de pedidos pelos itens gerados e recebimento do pedido (NF).
- Módulo integrado ao PCP, o qual gera solicitação de Compras para reposição das matérias primas necessária a execução do Plano Mestre de Produção.
Financeiro
- Controle e alocação por centros de receitas e despesas.
- Contas correntes de fornecedor, cliente para operações de adiantamento, e com integração direto na baixa de títulos
- Conta corrente de funcionário para adiantamentos e lançamentos de proventos diversos, com fechamento para lançamento do saldo no contas a pagar. Integra com o fechamento de comissões, o qual lança crédito nesta conta.
- Cobrança escritural bancária padrão CNAB – remessa e retorno.
- Controle de contas a pagar integrado com os demais módulos.
- Controle de contas a receber integrado com os demais módulos.
- Fechamento de saldos de contas a receber e a pagar.
- Controle de despesas fixas (água, luz, aluguel, etc.).
- Pagamento em lote com baixa de múltiplos títulos, com aprovação.
- Baixa em lote de contas a Receber, com aprovação.
- Conciliação bancária com base em extratos bancários.
- Controle independente do saldo do sistema e saldo conciliado.
- Transferências entre contas.
- Fluxo de caixa parametrizável, permitindo construir diversos cenários.
- Fluxo previsto, realizado e previsto x realizado.
- Fluxo previsto: diário, semanal, mensal, analítico ou sintético e por centro de receita e despesa.
- Controle de Cheques pré datados recebidos de clientes, com possibilidade de repasse para fornecedores, devoluções integradas a conta corrente do cliente.
- Extrato geral e extrato por conta.
Entregas / Logística
- Entrega garantida através do registro de recebimento da mercadoria pelo cliente e respectiva baixa no retorno.
- Cadastro de transportadoras.
- Cadastro de motoristas e ajudantes.
- Clientes e rotas de entrega.
- Controle de lotes de entrega com controle de entrega parcial.
- Agrupamento de vendas distintas.
- Impressão de romaneio.
- Comissão de motorista.
- Relatórios de entregas por cliente, rotas e motorista.
Produção
- Módulo voltado para gerenciamento do processo produtivo com conceito MRP I (Gestão de Materiais)
- Engenharia (MRP) – Estrutura de produtos multi nível linear e em árvore.
- Estrutura de engenharia específica para indústrias químicas: formulação.
- Permite incluir itens de engenharia que ao invés de sair dão entrada no apontamento da ordem, permitindo maior controle de itens “recicláveis” gerados no processo produtivo (sobras reaproveitáveis ou revendidos).
- Controle de versões de engenharia, permitindo mais de uma versão sendo produzida em um determinado tempo.
- Permite alterar engenharia (itens da estrutura) numa ordem de produção específica, ou durante o apontamento, permitindo ajustar a quantidade de matéria prima efetivamente gasta numa Ordem.
- Implosão: Permite fazer operação inversa de um apontamento normal de uma Ordem, gerando a reentrada dos materiais e semi acabados para processos de recuperação e/ou reuso dos componentes.
- Cálculo das necessidades com base em demanda projetada ou encomenda (explosão): integra estoques (seriada), Pedido de Venda e Programação (Encomenda – Make-to-Order)
- Plano mestre de produção com calculo de previsão de Ordens e Solicitação de compras a serem geradas pelo Plano
- Controle das ordens de produção: Visualiza disponibilidades, Status etapas produtivas, apontamentos realizados, custos, etc.
- Explosão multi-nível de necessidades de produção: geração das ordens de produção solicitação de compras e empenhos de matérias primas.
- Apontamento de ordens de produção com baixas de matérias primas e semi acabados
- Consulta e sequenciamento manual de ordens por recurso produtivo.
- Apontamento de perdas
- Cadastro de acessórios, componentes, ferramental.
e-CRM
- Mais do que um módulo de CRM que se presta para gerenciar vários tipos de processos de negócios com configuração fácil, e vem com uma série de regras de fluxo de wrokflow pré-definidas, atendendo não só processos ligados ao cliente mas também outros processos no nível empresarial.
- CRM E2Access não é visto como um módulo, mas sim como uma ferramenta que pode ser agregado a qualquer outro módulo do sistema, sempre que haja necessidade de controlar e acompanhar um processo estruturado.
- Um diferencial importante é a facilidade que existe para definir novos processos sendo projetados para que o próprio cliente fazer essa configuração sem precisar da ajuda de um consultor. No E2Access está limitado a 2 processos, e no E2Corp é ilimitado.
- Permite definir até 2 processos. Cada processo é composto de uma sequência de fases que demonstrem a sua evolução
- Outro, cada processo tem sua temperatura, o que indica o quão perto o mesmo se encontra em relação ao seu objetivo alvo.
- Também apresenta um gráfico de Funil que mostra os resultados do pipeline de cada gestor, que podem ser visualizados por fase ou por temperatura do processo.
- Toda a evolução e mudança no processo é alterado através de registros acompanhamentos onde tais registros disparar fluxos de workflow gerando mudanças no processo atual, o que pode gerar agendamentos, envios de email e alertas automaticamente.
- Um processo pode também encadear a geração de outro processo, ou seja, através de um evento de acompanhamento, ele pode gerar automaticamente um novo processo, onde os registros de acompanhamentos podem ser consultados em ambos os processos.