Controle de Contas a Receber

Você sabe tudo sobre Contas a Receber? Controlar esse departamento parece ser um processo simples, mas que podem levar a problemas se não for bem controlado.

Muitos profissionais fazem o controle de contas a receber em planilhas do Excel, mas nem sempre esse sistema traz uma visão ampla.

Geralmente esse tipo de controle apenas leva em consideração o controle de quitações de títulos, quando na verdade seria necessário uma integração com informações de fluxo de caixa, vendas, compras, gestão de clientes, pagamento de custos fixos, pagamento de fornecedores e disponibilidades de caixa projetados no tempo.

Como realizar um controle eficiente?

Para um controle eficiente do contas a receber temos que considerar alguns requisitos importantes como:

• Cadastro preciso e completo dos títulos a receber. Normalmente esses títulos tendem a ser gerados automaticamente em decorrência das operações de vendas.
• Separar o que são receitas recorrentes, decorrentes de contratos das receitas pontuais, dependente de vendas
• Controle preciso das vendas, especialmente da carteira de pedidos e da previsão de faturamentos (mesmo os pedidos de vendas devem ter seus títulos projetados para efeito de fluxo de caixa).
• Controlar fluxo de caixa, ou seja, dos recebimentos e pagamentos, para um planejamento mais preciso dos saldos.
• Minimizar a necessidade de descontos de títulos a Receber em Banco, para fins de pagamento de títulos de fornecedores, pois isso gera custos financeiros que podem impactar a rentabilidade do negócio.
• Fazer gestão dos prazos médio de Contas a Receber (PMR) x Prazos de Contas a Pagar (PMP).
• Projetar receitas de Contratos recorrentes e Pedidos de Vendas

Por que usar o ERP?

O controle do Contas a Receber dentro de uma visão mais integrada exige um bom sistema ERP, que disponibilize recursos de sistemas que permitam implementar todos os controles necessários.

Um bom sistema ERP deve conter alguns recursos importantes para que o controle seja eficiente e preciso, como:

• Integrar Vendas com Faturamento e a geração automática do Contas a Receber
• Cadastro eficiente dos títulos e das origens de cada título
• Cadastro preciso de clientes e da carteira de títulos por cliente
• Fluxo de Caixa Previsto, Fluxo Realizado e Previsto x Realizado
• Permitir simulação de diferentes cenários de fluxo de caixa
• Separar títulos de receitas recorrentes proveniente de contratos, dos títulos pontuais proveniente de vendas
• Projetar receitas recorrentes, de contrato, para períodos de pelo menos 12 meses
• Projetar títulos de Pedido de Vendas, mesmo sem faturar, considerando a data de entrega e/ou de faturamento
• Classificação do Contas a Receber em Plano de contas financeiro, multi nível
• Integração Bancária via padrão CNAB
• Controle de descontos de títulos em Banco
• Permitir baixa de títulos em lote
• Controle e gestão de cobrança de títulos atrasados

Conclusão

O descontrole nos recebimentos dos títulos gera também um descontrole financeiro e, por consequência, gera impactos negativos na gestão de fluxo de caixa.

O descompasso entre Contas a Receber e Contas a Pagar tende a gerar necessidade de maior capital de giro, e quando isso não é bem administrado acarreta no aumento do volume de títulos descontados no banco. Tornar essa prática recorrente acaba engolindo os recursos devido às taxas de juros decorrentes desta operação.

Com isso a conclusão que chegamos é que o controle de Contas a Receber é parte de um controle mais amplo e integrado, onde certamente uma simples planilha do Excel não resolve e nem atende as necessidades básicas da empresa.