Gestão de Estoque em Uma Fábrica: Por Onde Começar?

A gestão de estoque em empresas que trabalham com produtos e materiais é tido como fundamental para qualquer negócio desta natureza. Sabemos que esta não é uma tarefa muito fácil, pois exige processos muito bem definidos, e uma equipe bem disciplinada, e são nestes pontos que o controle acaba falhando.

Por outro lado, o mais comum é encontrar empresas que aceitam conviver com um controle falho e um estoque não muito preciso, como se desistissem de implantar um controle mais eficiente, com isso toleram a imprecisão, e continuam seguindo em frente sem implantar melhorias.

A pergunta que não quer calar é: até que ponto a empresa deve investir tempo e recursos para manter a gestão de estoque sob controle ?

Diria que a melhor resposta que encontro é a seguinte: até o nível onde o custo do controle não impacta na rentabilidade do negócio e até o ponto onde o resultado obtido com o controle traz benefícios financeiros para o negócio.

Também não é viável a gestão de estoque usando o mesmo rigor de controle em todos os materiais, por exemplo, em uma metalúrgica, para controlar os estoques de arruelas, não precisaria ter uma precisão “unitária”, pode-se, por exemplo, controlar por kilo, ou por pacote (compras).

Então por onde começar?

Em primeiro lugar, devemos classificar os materiais em ABC, ou seja, aqueles que representam maior valor em estoque movimentado para os de baixo valor representativo. No caso, os de maior valor devem ter um controle mais rigoroso e os de menor valor um controle mais tolerante.

Nesta classificação, pode-se por exemplo, estabelecer que os produtos “A” são aqueles que representam 80% do valor de estoque, o “B” são os que representam 15%”, e os “C” os 5% restantes.

Neste processo é comum encontrar o seguinte dado estatístico: 20% dos produtos representam 80% do valor financeiro movimentado em estoque e os 80% restantes representam apenas 20% do valor financeiro movimentado.

Usando a mesma analogia, para os 20% dos produtos que são “A”, devemos aplicar 80% dos esforços para controle do estoque dos mesmos e para os demais 80% restantes, aplicamos somente 20% dos esforços. Então na realidade, a rigor, temos que controlar de forma mais rígida somente os 20% dos materiais presentes na gestão de estoque.

Mas o que ocorre na prática, é que boa parte das empresas não tem conhecimento sobre o conceito ABC do estoque. Com isso, tentam controlar todos os itens com o mesmo rigor e com isso se frustram, pois o nível de descontrole em X% é igual para todos os materiais: A, B ou C. Com isso, a perda e os impactos financeiros da não realização do controle dos itens “A” é muito grande, ou seja, estes 20% tendem a representar 80% do total de perdas financeiras.

Resumindo, primeiro calculamos a curva ABC do estoque movimentado em $ Valor, com isso, priorizamos os processos de controle com maior rigor para os produtos “A”, um pouco menos para “B”, e menos ainda para o “C”.

Como implementar um processo de controle eficiente ?

Primeiro ponto, comece por um bom processo de identificação, de tal forma que você possa criar agrupamentos hierarquizados, como por exemplo: grupo, subgrupos, etc.

Esses agrupamentos podem definir grupos de materiais, tipos de aplicação, origem dos materiais, fabricantes, ou seja, é importante olhar para o nível de relevância e aplicabilidade destas estratificações. Não crie estruturas muito complexas e nem codificações muito longas, isso torna o processo pouco operacional e dificultará a aplicação do mesmo.

O segundo ponto é criar “locais” e “endereçamentos” dos itens de forma que facilite a separação e a movimentação. Pense que qualquer tempo que seja economizado na movimentação representará uma maior eficiência operacional, e consequentemente, menor tempo e custo de fabricação.

Locais é o mesmo que “almoxarifados”, e endereços seriam as posições dentro dos almoxarifados como prateleiras, corredores, etc.

Itens críticos que vencem no tempo ou que não podem ser misturados, devem ser agrupados e identificados como “lotes”, isso permitirá uma movimentação e uma rastreabilidade mais precisa desses materiais no chão de fábrica.

Princípio do controle de estoques no chão de fábrica

Quaisquer materiais relevantes que sejam utilizados diretamente em processos de fabricação devem estar hierarquicamente agrupados e documentados na estrutura dos produtos fabricados (também chamado de estrutura de Engenharia), seja produtos finais, seja os intermediários ou semi-acabados.

Desta forma, ao fabricar um produto, o mesmo irá gerar a alocação e movimentação de todos os seus componentes, conforme documentados na estrutura de engenharia. Ao final do processo de gestão de estoque, teremos a operação de apontamento, que gerará a baixa dos componentes e a entrada do produto acabado em estoque.

Com isso, uma estrutura de engenharia bem definida é fundamental para que a gestão de estoque seja mais preciso. É comum encontrar erros nestas definições, erros de quantidade, erros de unidade, erros de codificação, dentre outros. Entenda que isso seria equivalente a você fazer um bolo, e a receita conter erro como: quantidade de ovos erradas, troca de itens na receita, marca de item errada, ou seja, isso terá impacto no resultado final.

Todo este conjunto de definições e processos, também é chamado de MRP I, ou seja, gestão da movimentação de materiais no processo produtivo.

E quando tratamos das operações, dos tempos alocados para cada operação, dos recursos envolvidos, estamos falando de MRP II, ou seja, gestão dos processos de fabricação, que aqui não trataremos, por não terem impacto direto na gestão de estoque.

Em resumo, a gestão da produção MRP I, é a parte que efetivamente necessita de um controle de estoques muito preciso, e a tarefa de definir as quantidades de cada matéria-prima que será necessária para executar um Plano Mestre de Produção, ficará por conta de um bom Sistema ERP, que processa o cálculo de MRP, ou “Explosão de Materiais” ou “BOM”, e o resultado deste cálculo será a geração de Ordens de Produção e Ordens de Compras.

O cálculo de MRP é bem complexo, pois uma estrutura de produto pode conter vários níveis hierárquicos, itens com lotes de produção específicos (ex: lotes econômicos), itens com lotes padrão de compras (ex: em caixas, em toneladas), e itens com lotes de movimentação específicos (ex: em carrinhos, containers), ou seja, as quantidades geradas nem sempre são as quantidades exatas para a produção dos itens acabados.

Perceba que existem muitas possibilidades de falha e, dependendo das falhas ocorridas neste processo, poderá gerar impactos bem grandes, seja nos prazos de entrega, seja nos custos produtivos, seja na falta ou excesso de estoques, e seja no fluxo de caixa da empresa.

Finalmente, por onde começar?

Todos esses controles, seja de movimentações, estruturas de engenharias, cálculos de MRP começa pela implantação de um bom Sistema ERP, pois o Sistema ERP é que dará todo suporte para operacionalizar esse controle.

Por outro lado, somente um bom sistema não será suficiente para que se tenha um controle preciso do estoque na fábrica, pois a gestão de estoque também deve contar com uma boa definição de processos, pessoas treinadas e disciplinadas para executar estes processos.

O sistema ERP propiciará toda base de informação para processar os controles e disponibilizará informações para servir de apoio às decisões operacionais e gerenciais.

Diria que um dos maiores benefícios do sistema ERP dentro do processo de gestão de estoques em uma indústria é a redução de falhas nos processos e nas decisões e esta redução produz impactos positivos em vários pontos como: prazos de entrega, qualidade dos produtos, custos de produção, atendimento de pedidos de vendas, fluxo de caixa, precisão nas compras, etc.

Finalmente, podemos deduzir que uma boa escolha do Sistema ERP dará suporte à empresa e é determinante para o sucesso do negócio. Por isso, o uso de “sistemas quebra-galho”, irá também produzir resultados medianos.